07-_gestao_de_documentos_e_arquivistica.pdf

Curso Tcnico em Servios Pblicos

Zlia Freiberger

Gesto de Documentose Arquivstica

Zlia Freiberger

2 edio

2010Cuiab-MT

Gesto de Documentose Arquivstica

Alice Maria Teixeira de Sabia

Presidncia da Repblica Federativa do Brasil

Ministrio da Educao

Secretaria de Educao a Distncia

Presidncia da Repblica Federativa do Brasil

Ministrio da Educao

Secretaria de Educao a Distncia

Comisso Editorial

Designer Educacional

DiagramaoElizabeth Kck Carvalho Netto

Ilustrador To Miranda

Reviso

Projeto Grficoe-Tec/MEC

Prof Dr Maria Lucia Cavalli Neder - UFMTProf Dr Ana Arlinda de Oliveira - UFMTProf Dr Lucia Helena Vendrusculo Possari - UFMTProf. M. Sc. Oreste Preti - UAB/UFMTProf Esp. Mrcia Freire Rocha Cordeiro Machado - IFPR

Ana Arlinda de Oliveira

Alice Maria Teixeira de Sabia

F862g , ZliaGesto de Documentos e Arquivstica / Zlia Freiberger -2 ed.

Cuiab: EdUFMT; Curitiba: IFPR, 2010.86p.: il. ; color. .

Inclui bibliografiaISBN 978-85-8018-030-5

1. Documentos - Gesto 2. Documentos - Arquivo - Mtodos 3. Informao - Tecnologia - Tcnicas - 4. Arquivstica - Textos didticos 1. I. Ttulo.

CDU - 651.5(075)

Freiberger

Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia - Universidade Federal do ParanEste caderno foi elaborado em parceria entre o IFPR e a Universidade Federal de Mato Grosso para o Sistema Escola Tcnica Aberta do Brasil e-Tec Brasil.

Prezado estudante,

Bem-vindo ao e-Tec Brasil

Voc faz parte de uma rede nacional pblica de ensino, a Escola Tecnica Aberta Brasil, instituda pelo Decreto n 6.301, de 12 de dezembro 2007, com objetivo de democratizar o acesso ao ensino tcnico pblico, na modalidade a distncia. O programa resultado de uma parceria entre o Ministrio da Educao Profissional e Tecnolgica (SETEC), as universidades e escolas tcnicas estaduais e federais.

A Educao a distncia no nosso pas, de dimenses continentais e grande diversidade regional e cultural, longe de distanciar, aproxima as pessoas ao garantir acesso educao de qualidade, e promover o fortalecimento da formao de jovens moradores de regies distantes, geograficamente ou economicamente, dos grandes centros.

O e-Tec Brasil leva os cursos tcnicos a locais distantes das instituies de ensino e para a periferia das grandes cidades, incentivando os jovens a concluir o ensino mdio. Os cursos so ofertados ela instituies pblicas de ensino e o atendimento ao estudante realizado em escolas-polo integrantes das redes pblicas municipais e estaduais.

O ministrio da Educao, as instituies pblicas de ensino tcnico, seus servidores tcnicos e professores acreditam que uma educao profissional qualificada -- integradora do ensino mdio e educao tcnica, - capaz de promover o cidado com capacidades para produzir, mas tambm com autonomia diante das diferentes dimenses da realidade: cultural, social, familiar, esportiva, poltica e tica.

Ns acreditamos em voc!

Desejamos sucesso na sua formao profissional!

Ministrio da EducaoJaneiro 2010

Nosso [email protected]

e-Tec Brasil

Apresentao e-Tec Brasil

5

Indicaes do cones

cones - elementos grficos utilizados para ampliar as formas de linguagem e facilitar a organizao e a leitura hipertextual.

!

A-Z

ATENO: indica pontos de maior relevncia no texto.

SAIBA MAIS: oferece novas informaes que enriquecem o assunto ou curiosidades e notcias recentes relacionadas ao tema

GLOSSRIO: indica a definio de um termo, palavra ou expresso utilizada no texto.

MDIAS INTEGRADAS: remete o tema para outras fontes: livros, filmes, msicas, sites, programas de TV.

ATIVIDADES DE APRENDIZAGEM: apresenta atividades em diferentes nveis de aprendizagem para que o estudante possa realiz-las e conferir o seu domnio do tema estudado.

7 e-Tec Brasil

Sumrio

Palavra da professora-autra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Aula 1 - Gesto de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Objetivos da Gesto de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Classificao de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Mtodos de Classificao de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2 - Avaliao Documental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Correspondncia, sua Classificao e Caracterizao . . . . . . . . . . . . . . . . 32

3 - Introduo ao Estudo do Arquivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Roteiro para Organizar Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Modelo de Plano Arquivstico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Escolha das Instalaes e Equipamentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Aula 4 - Sistemas E Mtodos De Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Mtodo Alfabtico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Mtodo Geogrfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Mtodos Numricos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Mtodo Numrico Cronolgico e Dgito Terminal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Mtodos por Assunto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Aula 5 - O Conceito de Tecnologia da Informao. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67A Tecnologia da Informao Aplicada Arquivstica. . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Arquivos Especiais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Dicas de Conservao e Organizao de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . 75

Retomando a conversa inicial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Referncias bibliogrficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Currculo da professora-autora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Aula

Aula

9 e-Tec Brasil

Prezado (a) aluno (a):

A disciplina de Gesto de Documentos e Arquivstica de extrema importncia para o Curso Tcnico em Gesto Pblica.

Vivemos na era da informao, e documentos so produzidos em grande escala tanto por organizaes pblicas quanto privadas. Saber gerir, controlar e arquivar esses documentos de forma eficiente tornou-se um diferencial competitivo, especialmente no setor pblico.

Diante disso, este livro foi elaborado com o objetivo de despertar em voc o interesse em conhecer mais sobre um assunto que est se tornando, cada vez mais, necessrio na atualidade: a gesto de documentos e arquivstica. Para tanto, buscamos, por meio do dilogo com autores renomados, os fundamentos e conceitos que, aliados a nossa experincia profissional, com certeza iro contribuir para seu aprendizado.

Para facilitar a aquisio de conhecimento, dividimos o contedo em aulas e, ao final, voc encontrara atividades de aprendizagem, visando consolidar o contedo estudado. Desse modo, espero que voc, meu querido aluno, aproveite sua grande capacidade de autodeterminao para continuar buscando mais conhecimentos a respeito dos assuntos contidos neste livro, o que, com certeza, far um enorme diferencial em sua carreira. Nesse aspecto, ter disciplina de estudo essencial para levar a bom termo a tarefa a que voc se props.

Aproveite bem as aulas, o contedo deste livro e faa um intercmbio de informaes com seus colegas. Esta e ser sempre a melhor forma de concretizar o aprendizado. Desejo-lhe muito sucesso nesta caminhada.

Um grande abrao e bons estudos!

Professora Zlia Freiberger

Palavra da professora-autora

e-Tec Brasil11Gesto de Documentos e Arquivstica e-Tec Brasil

AULA 1Gesto de Documentos

e-Tec Brasil13 e-Tec Brasil

Objetivos:

1.Conhecer a Gesto de documentos com relao sua funo e legislao

2.Identificar os principais objetivos da gesto de documentos.

3.Conhecer os principais mtodos de classificao de documentos

Nesta aula conheceremos a Gesto de Documentos. Saberemos quando ela surgiu, qual sua funo, qual a legislao que lhe pertinente e qual o rgo oficial trata da gesto documental. a partir da gesto de documentos que se faz um correto arquivamento. Assim, o domnio deste assunto vital para as demais aulas que veremos na sequncia.

O que escrita?

A escrita um conjunto de smbolos dos quais nos servimos para representar e fixar a linguagem falada. O homem primitivo, tendo necessidade de um meio de expresso permanente, recorreu a uma engenhosa disposio de objetos simblicos ou a sinais materiais (ns, entalhes, desenhos), que constituram a base dos primeiros sistemas de escrita (Paes, 2005, p. 15).

Na medida em que os povos evoluram e atingiram graus elevados de cultura, ou absorviam o que havia de bom nas civilizaes mais adiantadas, esses sistemas de escrita evoluram, at a inveno da escrita fontica, ou seja, a inveno do alfabeto.

Logo que os povos passaram a um estgio de vida social mais organizado, os homens compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo de suas vidas particulares.

Surgiram assim os arquivos, destinados no s a guarda dos tesouros culturais da poca, como tambm proteo dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a histria de sua grandeza.

Segundo Paes (2005), h dvidas quanto origem do termo arquivo. Alguns afirmam ter surgido na antiga Grcia, com a denominao arch, atribuda ao palcio dos magistrados. Da evoluiu para archeion, local de guarda e depsito dos documentos.

Galvo (1990) considera o termo procedente de archivum, palavra de origem latina que, no sentido antigo, identifica o lugar de guarda de documentos e outros ttulos

A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes em gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explcito da corporao. Pode ser considerada como um conjunto de solues utilizadas para assegurar a produo, administrao, manuteno e destinao dos documentos possibilitando fornecer e recuperar as informaes contidas nos documentos de uma maneira conveniente (Santos, 2002).

No Brasil a gesto documental regulamentada na Lei n 8.159/91 que Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.

O que gesto de documentos?

Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente ou intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (Artigo 3 Lei n 8.159/91)

.

e-Tec Brasil15Gesto de Documentos e Arquivstica

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Para que voc fique bem informado, citaremos alguns artigos da lei de gesto de documentos.

Lei n 8.159/91

Art. 1. dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.Art. 4. Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 6. Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.

Conforme estabelecido em lei, a gesto de documentos est diretamente ligada ao uso de tcnicas arquivsticas, que facilitam a localizao, o acesso a informaes, o relacionamento com outros documentos e evitam perdas, prazos e acmulo de documentos desnecessrios (Santos, 2002).

Reflita um pouco sobre o volume de documentos existente no local do seu trabalho. Como realizada a gesto de documentos do seu setor? Quem so os responsveis pela guarda desses documentos? H um controle para retirada e consulta desses documentos? De que maneira? Voc considera que a atual gesto de documentos do seu setor eficiente? Como voc poderia sugerir melhorias nesse aspecto?

Nesta aula tratamos da gesto de documentos. Vimos que a Lei n 8.159/91 dispe sobre a gesto de documentos no Brasil. Esta lei pode ser consultada na ntegra no site do CONARQ que um rgo colegiado vinculado Casa Civil da Presidncia da Repblica. Deixo como dica uma visita ao site oficial para conhecer outras resolues pertinentes ao assunto.

Voc vai conhecer quais so os objetivos da gesto de documentos, bem como as caractersticas fsicas que um documento pode assumir. Este conhecimento importante para a correta classificao dos documentos e sua insero no arquivo.

A gesto de documentos tem por objetivos fundamentais:

Organizar de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos;Agilizar a eliminao de documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal, histrico e/ou cientfico;Assegurar o acesso informao governamental quando e onde se fizer necessria ao governo e aos cidados;Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente.

OBJETIVOS DA GESTO DE DOCUMENTOS

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16 Gesto de Documentos e Arquivsticae-Tec Brasil

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Para conhecer na ntegra a Lei n

8.159/91 consulte o stio:

http://www.conarq.arquivonacional.gov

.br


Os documentos podem assumir caractersticas distintas quanto aos aspectos fsicos e de apresentao. Assim sendo, correto afirmar que os documentos possuem elementos caractersticos, sendo:

Suporte - Diz respeito ao material sobre o qual as informaes so registradas. a base fsica dos documentos. Ex: fita magntica, filme de nitrato, papel.Formato - Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex: caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc.Gnero - Configurao que assume um documento, de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Ex: documentao audiovisual, (fotos) fonogrfica (representao grfica das palavras) iconogrfica (imagens).Espcie. Configurao que um documento, de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Ex: boletim, certido, declarao, relatrio, ata.Tipo - Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex: boletim de ocorrncia, boletim de freqncia e rendimento escolar, certido de nascimento, certido de bito, relatrio de atividades, relatrio tcnico, etc.

No caso dos , acrescentem-se outros elementos:

Forma - Links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificado da assinatura digital e outros. Anotaes - Data, hora e local da transmisso, indicao de anexos e outros.Contexto - Contexto tecnolgico (hardware e software).

Procedimentos gerais para gesto de documentos

A gesto de documentos impe regras para anlise e correto destino da documentao, sendo:

1) designar comisso para avaliao de documentos (avaliao um termo utilizado em arquivologia para transferir ou eliminar documentos);

2) diagnstico do acervo; 3) seleo por assunto;4) uso das informaes; (de que maneira as informaes sero utilizadas e a

freqncia);5) definir prazos de guarda: plano de classificao (assunto); tabela de

temporalidade; lista de eliminao.

A gesto de documentos auxilia como arquivar corretamente. Aproveite todas as dicas que apresentamos como forma melhorar o arquivamento no setor onde

documentos eletrnicos

1) Sobre a gesto de documentos CORRETO afirmar que:

a) Est diretamente ligada com o uso de tcnicas arquivsticas, para facilitar a localizao e conservao dos documentos.b) No Brasil a gesto documental regulamentada na Lei n 8.159/91 que Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. c) A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes em gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explcito da corporao.d) Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos.e) Todas as alternativas anteriores.

2) Sobre os objetivos da gesto de documentos CORRETO afirmar que visa:

a) Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos.b) Agilizar a eliminao de documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal, histrico e/ou cientfico.c) Assegurar o acesso informao governamental quando e onde se fizer necessria ao governo e aos cidados.d) Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente.e) Todas as alternativas esto corretas.

3) Assinale a alternativa que define CORRETAMENTE gesto de documentos.

a) Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente ou intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.b) Conjunto de normas e regras para arquivamento.c) Conjunto de regras para alfabetao.d) Conjunto de procedimentos para inutilizar o arquivo temporrio.e) Conjunto de normas para atualizar o arquivo permanente.

4) Assinale a alternativa que corresponde lei que define a poltica de gesto de documentos no Brasil.

a) Lei n 1.859/91.b) Lei n 8.159/91.c) Lei n 8.591/91.

As atividades propostas tm o objetivo de avaliar seu aprendizado. Havendo dvidas, retorne ao contedo.


d) Lei n 5.891/91.e) Lei n 9.851/91.

5) Sobre os aspectos fsicos dos documentos correto afirmar que:

a) Suporte diz respeito ao material sobre o qual as informaes so registradas. a base fsica dos documentos. Exemplo: fita magntica, filme de nitrato, papel.b) Formato configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc.c) Gnero configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplo: documentao audiovisual, (fotos) fonogrfica (representao grfica das palavras) iconogrfica (imagens).d) Espcie configurao que um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Exemplo: boletim, certido, declarao, relatrio, ata.e) Todas as alternativas anteriores.

Abordaremos agora a classificao de documentos. Vamos conhecer a classificao universal do conhecimento, cujo mtodo adotado nas bibliotecas do mundo inteiro.

A classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperao (Rosseau e Couture, 1998, 28).

O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.

A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento. A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.

Um importante mtodo de classificao de documentos foi desenvolvido por Mevil Dewey (apud Paes, 2005). Este mtodo utilizado nas Bibliotecas e, em grande parte tambm, por Instituies pblicas e privadas. O mtodo apresenta configurao decimal, sendo:

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS


000 Obras Gerais100 Filosofia200 Religio300 Cincias Sociais400 Lingstica500 Cincias Puras600 Cincias Aplicadas700 Artes divertimentos800 Literatura900 Histria Geografia.

Agora vamos adaptar esse modelo decimal para a administrao pblica e teremos a seguinte configurao.

O cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica, possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000 que

se refere aos assuntos de e a classe 900 que corresponde a (Disponvel em www.conarq.arquivonacional.gov.br Acesso em

26/12/2007)

As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia.

Vamos a um exemplo aplicado ao setor pblico com o cdigo 000 Administrao Geral:

atividades meio

Administrao Geral Assuntos Diversos.

atividades fim


010 Organizao e Funcionamento. Classificam-se os documentos relativos criao, estruturao, funcionamento e organizao interna do rgo.

020 Pessoal - Incluem-se documentos relativos aos direitos e obrigaes dos servidores lotados no rgo, de acordo com a legislao vigente, bem como os direitos e obrigaes da instituio empregadora no que tange assistncia, proteo ao trabalho e concesso de benefcios.

030 Material - So classificados os documentos referentes administrao dos materiais do rgo, necessrios ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisio e alienao, bem como os servios de manuteno, limpeza e recuperao.

040 Patrimnio - Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imveis, veculos e semoventes pertencentes ao rgo. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisio e alienao, bem como os servios de manuteno, limpeza e recuperao.

050 Oramento e Finanas - Classificam-se os documentos relativos previso e execuo oramentria e s operaes contbeis e financeiras referentes ao uso dos recursos pblicos e comprovao de receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentao de conta corrente, balanos e prestaes de contas aos tribunais de contas.

060 Documentao e Informao - Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes publicao, produo, editorial, preparo, impresso e distribuio de matrias, bem como aquisio, controle, distribuio e acesso documentao bibliogrfica do rgo. Incluem-se, ainda, os documentos referentes produo, controle, avaliao, arquivamento e destinao de documentos arquivsticos, como tambm os documentos relacionados com as atividades de reproduo, conservao e informtica.

070 Comunicaes - Classificam-se os documentos relacionados com a instalao, manuteno, operao e uso dos recursos e servios postais, de telecomunicaes e de tecnologias da informao.

080 Vaga - Esta subclasse mantm-se vaga para possveis expanses e insero de documentos referentes Administrao Geral, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo rgo.

090 Outros assuntos referentes Administrao Geral - Incluem-se nesta subclasse documentos de carter genrico relativos Administrao Geral. Utiliza-se tambm, esta subclasse, como recurso para incluso de assuntos que no possuam classificao especfica no Cdigo de Classificao de documentos de arquivo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que possam ser reservadas para possveis expanses.

Passemos a estudar agora a Classe 900 Assuntos Gerais aplicada Administrao Pblica. Esta classe refere-se aos documentos de carter genrico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo rgo.

Vamos a um exemplo aplicado ao setor pblico com o cdigo 900 Assuntos Gerais:


O contedo que voc acabou de estudar foi extrado do stio abaixo relacionado: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/cdigo_de_classificao.pdf importante que voc conhea mais sobre este tema!


Procure a biblioteca ou arquivo pblico de sua cidade, converse com a pessoa responsvel para in loco verificar como funciona o mtodo de classificao de documentos.

A classificao universal de Dewey adotada nas bibliotecas, mas tambm tem aplicao com xito nos rgos pblicos. Experimente desenvolver uma nova forma de arrumar o seu arquivo colocando em prtica o mtodo de Dewey aplicado ao setor pblico.

MTODOS DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOSVamos estudar a importncia da classificao para o correto arquivamento dos documentos, conhecendo alguns mtodos de sua classificao.

O que classificar?

Classificar um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentao. Sua classificao se materializa a partir de um plano que deve ter como caractersticas a simplicidade, a flexibilidade e fcil assimilao e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo sempre um padro e ter um gerenciamento centralizado.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar uma das atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, que inclui procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e controle das informaes.

Est previsto pelo CONARQ que a classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operaes:

a) Estudo - Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero.

b) Codificao - Consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento.

Rotinas correspondentes s operaes de classificao, segundo o CONARQ:

1. Receber o documento para classificao.2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s), de

acordo com seu contedo.3. Localizar o(s) assunto(s) no cdigo de classificao de documentos de

arquivo, utilizando o incide, quando necessrio.4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento.5. Preencher a folha de referncia para os assuntos secundrios. (Ao final desta

aula voc ter acesso ao modelo de folha de referncia).

IMPORTANTE! Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber a anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s).

Segundo Paes (2002, p. 20), os documentos podem ser classificados da seguinte maneira:

Por seus mantenedores.a) Pblicos - federal, estadual e municipal.b) Institucionais - instituies educacionais, igrejas, corporaes no lucrativas,

sociedades e associaes.c) Comerciais - empresas, corporaes e companhias.d) Famlias ou pessoais.

Atente para os estgios de evoluo dos arquivos, o que chamamos de Teoria das Trs Idades, a seguir.

a) Arquivos de primeira idade ou corrente.b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio.c) Arquivos de terceira idade ou permanentes.

O que so documentos correntes?

- so aqueles que esto em curso, isto , tramitando, ou que foram arquivados, mas so objetos de consultas freqentes. Podem ser conservados no local onde foram produzidos, sob a responsabilidade das pessoas, ou do rgo, que o criaram.

Documentos correntes


Extrado do stio: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br. Acesso em 27/12/2007.

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O que so documentos intermedirios?

- so aqueles que no so mais de uso corrente, mas que por razes de interesse administrativo, aguardam sua eliminao ou recolhimento instituio arquivstica. Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo intermedirio, sob a responsabilidade conjunta dos funcionrios do organismo produtor e da instituio arquivstica.

O que so documentos permanentes?

so aqueles de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles no so mais necessrios ao cumprimento das atividades da administrao. Devem ser conservados nas instituies arquivsticas, sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo.

Pode-se afirmar que a Teoria das Trs Idades trouxe como inovao a noo do documento intermedirio, isto , a constatao da existncia de inmeros documentos que, mesmo no sendo mais necessrios ao cumprimento daquela atividade, precisam ser mantidos, por um determinado perodo, para fins de prova e informao. o caso, por exemplo, da documentao referente ao departamento de pessoal, oramento, material, entre outras.

Pela extenso de sua atuao

a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organizao.

b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto reunidos em um nico arquivo.

Pela natureza de seus documentos

a) Arquivo especial - Detm sob sua guarda diferentes tipos de suportes de documentos resultantes da experincia humana em algum campo especfico do conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos, CD's, recortes de jornais, disquetes, CD-ROOM, entre outros. Por se tratar de documentos na sua grande maioria frgeis deve-se ter maior cuidado com a conservao e preservao, no somente no aspecto de armazenagem, mas tambm em seu registro, acondicionamento e controle.

b) Arquivo especializado - Detm sob sua custdia documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que seus documentos apresentem.

Documentos intermedirios

Documentos permanentes -


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Pelo Gnero

a) Escritos ou textuais.b) Cartogrfico (perfis/mapas).c) Iconogrficos (imagem esttica/cartazes).d) Filmogrficos (filmes).e) Sonoros; (CDs, Fita Cassete).f) Microgrficos (microfilme).g) Informticos.

Pela Natureza do assunto

a) Ostensivos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao.b)Sigilosos documentos de conhecimento, custdia e divulgao restrita.

Podemos classificar os documentos em quatro graus:

a) Ultra-secreto - Esta classificao dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado, tais como: negociaes para alianas polticas e militares, planos de guerra, descobertas e experimentos cientficos de valor excepcional, informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel. So documentos oriundos da Presidncia e Ministrios (PAES, 2005, p. 30).

b) Secreto - Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. So documentos considerados secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais, os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares, planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras, aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes, dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao inferior (PAES, 2005, p. 30).

c) Confidencial - A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outros, cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre e atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: radiofreqncia de importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas, cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional (PAES, 2005, p. 30).


d) Reservado - Esta classificao diz respeito aos assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes (PAES, 2005, p. 30).


MODELO DE UMA FOLHA DE REFERNCIA

FOLHA DE REFERNCIA

RESUMO DO ASSUNTO:

DADOS DO DOCUMENTO:

N.:

Data:

Espcie:

Remetente:

Destinatrio:

CDIGO DO ASSUNTO

VER:

Fonte: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/cdigo_de_classificao.pdf


O tema que estudamos, tratou da classificao de documentos. Conhecemos os mtodos de classificao de Mevil Dewey, a Teoria das Trs Idades, citados por Paes (2005), os graus de sigilo dos documentos e suas implicaes. Leia e pesquise mais. A classificao de documentos de suma importncia para seu arquivamento.

6) Assinale a alternativa que corresponde corretamente definio de classificao de documentos segundo Rosseau e Coutere:

a) A classificao de documentos consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperao.

b) A classificao de documentos consiste em arquivar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades.

c) A classificao de documentos corresponde s tcnicas arquivsticas e visa melhorar os aspectos de pronta localizao de documentos.

d) A classificao de documentos um mtodo de organizao de documentos.

e) A classificao um sistema de arquivamento.

7) Sobre o Cdigo de Classificao de documentos INCORRETO afirmar que:

a) Consiste na atribuio de um cdigo para classificar os documentos seguindo uma ordem pr-estabelecida de classes e subclasses.

b) um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido por uma determinada instituio.

c) Representa uma forma efetiva de controle da documentao.d) um instrumento antigo desnecessrio na era da informao, j que o

computador controla tudo na atualidade.e) O Cdigo de classificao tem por objetivo controlar e facilitar a pronta

localizao de documentos.

8) Os documentos podem ser classificados pelos seguintes critrios:

a) Pelos estgios de sua atuao (Teoria das Trs Idades).b) Pela extenso de sua atuao (setoriais ou gerais).c) Pelo gnero (escritos ou textuais, cartogrficos, iconogrficos, etc.).d) Pela natureza do assunto (ostensivos ou sigilosos).e) Todas as alternativas anteriores.

9) Assinale a alternativa INCORRETA, a respeito do cdigo de classificao aplicado ao setor pblico:

a) O Setor Pblico adota como mtodo principal de classificao de documentos o sistema das bibliotecas desenvolvido por Mevil Dewey. Trata-se de agrupamento em classes distintas.


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b) O Setor Pblico no tem um sistema de classificao pr-estabelecido, ficando a critrio de cada setor adaptar o sistema de acordo com suas necessidades.

c) O cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica, atividade-meio, possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000 que se refere aos assuntos de Administrao Geral e a classe 900 que corresponde a Assuntos Diversos.

d) As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades-fins do rgo.

e) As classes definidas como documentos de atividades-fins no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao, seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia.

10) A Teoria das Trs Idades trouxe como inovao:

a) O processo de eliminao de documentos permanentes.b) A noo de documento intermedirio.c) O processo de eliminao de documentos correntes.d) O conhecimento a respeito da inveno da escrita alfabtica.e) A eliminao de documentos na fase temporria.


AULA 2DOCUMENTAL

AVALIAO

Objetivos:

1. Compreender como se processa a avaliao documental.

2. Aplicar a tabela de Temporalidade Documental Simplificada.

3. Conceituar o que correspondncia

4. Classificar is tipos de correspondncia

29 e-Tec Brasil

O tema que estudaremos, nesta aula, a avaliao documental. Trata-se de um processo de classificao de documentos, a exemplo de outros mtodos que vimos anteriormente. Agora voc vai conhecer e aplicar a tabela de temporalidade de documentos. Trata-se de um procedimento importante para, no tempo devido, eliminar documentos desnecessrios no arquivo.

A avaliao uma funo de extrema importncia no processo de classificao de documentos. Consiste basicamente na anlise e identificao dos valores dos documentos para a definio de seus prazos de guarda e destinao.

Essa anlise feita com base nos usos administrativos, legais, fiscais ou histricos e na relao orgnica com os demais documentos do fundo a que pertence. A classificao e avaliao representam atividades significativas para o perfeito arquivamento dos documentos. Sem elas impossvel pensar na implantao efetiva de uma gesto documental integrada, com base na Teoria das Trs Idades.

Outro instrumento de extrema importncia na avaliao de documentos consiste em conhecer e aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos.

Tabela 1

Tabela de Temporalidade Documental Simplificada

*O prazo inicia no exerccio seguinte ao do fato gerador. Por exemplo, se uma conta de luz venceu no ms de maro/2003, comece a contar o prazo de guarda a partir de janeiro/2004.

Ateno Ao implantar a Tabela de Temporalidade Documental, deve-se utilizar como referncia os prazos de guarda estabelecidos pelas legislaes, mas sempre considerando as particularidades de sua empresa.

Fontes: http://www.control.com.br/promo/promo.htm


As atividades de gesto, portanto, no se restringem a evitar a produo de documentos desnecessrios e a estabelecer depsitos intermedirios para garantir a organizao e a preservao dos documentos. A gesto abrange todas as operaes referentes produo (quais so os suportes com validade em juzo e fora dele, como o documento deve ser estruturado, incluindo cdigo de classificao de assunto), tramitao (protocolo), ao uso (consulta e emprstimo), avaliao (aplicao da tabela de temporalidade e destinao) e ao arquivamento (guarda e armazenamento).

Entende-se por protocolo, o cumprimento de normas a respeito da numerao seqencial dada aos documentos, com o objetivo de sua pronta localizao. Tambm significa o livro onde se registram em ordem, os documentos apresentados numa repartio, ou ento, os fatos e as decises ocorridos numa assemblia ou audincia. A principal funo do protocolo autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a deciso ou o fato que deve ser registrado.

A tabela de temporalidade de documentos um procedimento arquivstico de extrema importncia.

Estudaremos o modo pelo qual devemos classificar a correspondncia. A maioria das decises administrativas ocorre por intermdio de documentos, e saber classificar a correspondncia um diferencial competitivo, quando tratamos de organizar um departamento ou setor.

Dentro do gnero de documentos escritos, a correspondncia merece tratamento especial por se constituir numa parte considervel dos acervos arquivsticos, uma vez que as aes administrativas so, em geral, desencadeadas por seu intermdio (Paes, 2005, p. 31). A classificao e a caracterizao da correspondncia so dois fatores da maior importncia no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo.

CORRESPONDNCIA: CLASSIFICAO E CARACTERIZAO

O que correspondncia?

Considera-se correspondncia toda e qualquer forma de comunicao escrita, produzida e destinada a pessoas jurdicas ou fsicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio (Paes, 2005, p. 31).

Para saber mais voc precisa consultar o

stio do arquivo nacional:

http://www.arquivonacional.gov.br


Quanto ao destino e procedncia, pode-se classificar a correspondncia em externa e interna.

a) Externa. Entende-se por aquela correspondncia trocada entre uma instituio e outras entidades e/ou pessoas fsicas, como ofcios, cartas, telegramas.

b) Interna. Entende-se a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares.

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A correspondncia pode ser ainda oficial ou particular:

Oficial - aquela correspondncia que trata de assunto de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio.

Particular - aquela correspondncia de interesse pessoal de servidores de uma instituio.

Quando a correspondncia encaminhada, em geral fechada, a uma instituio, h que se identific-la por suas caractersticas externas, para que, se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto.

Apresentamos, a seguir, alguns exemplos, na viso de Paes (2005, p. 32), que serviro de subsdios na identificao da correspondncia oficial. Os nomes e endereos so fictcios.

a) Envelope dirigido a uma instituio ou a qualquer de suas unidades.

Companhia de Flores TropicaisRua Violeta, 21323500-000 Rio de Janeiro - RJ

b) Envelope dirigido a uma instituio ou a qualquer de suas subunidades, mesmo contendo, em segundo plano, o nome do servidor, sem fazer meno ao cargo que exerce:

Ao Departamento de ExportaoCompanhia de Flores TropicaisDr. Joo GalvoRua Violeta, 21323500-000 Rio de Janeiro RJ

importante observar que a correspondncia oficial, mesmo quando enquadrada em qualquer dos itens descritos, no dever ser aberta quando o envelope contiver as indicaes de confidencial, reservado, particular ou equivalente.

Quando a correspondncia recebida, a maioria das pessoas junta o envelope carta e assim coloca-a no arquivo. Saiba que esta uma forma errada, pois o grampo ir enferrujar e agredir o papel da carta que ficar amarelado. O correto transcrever a lpis no verso da correspondncia todas as informaes julgadas importantes, e eliminar o envelope.

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11) O termo avaliao em Arquivstica significa:

a) Anlise e identificao dos valores dos documentos.


c) Arquivamento e destinao dos documentos.d) Sistemas e mtodos de arquivamento.e) Depositao final dos documentos.

12) A Avaliao documental deve ser realizada baseada nos aspectos:

a) Somente sob os aspectos legais.b) Fiscais e histricos da Instituio.c) Administrativos, legais, fiscais ou histricos da Instituio.d) Administrativos, j que os documentos representam a base para tomada

de decises administrativas.e) Econmicos, pois sem uma estrutura econmica nenhuma Instituio

poder sobreviver.

13) Entende-se por protocolo, em arquivstica:

a) O cumprimento de normas a respeito da numerao seqencial dada aos documentos, com o objetivo de sua pronta localizao.

b) A ordem de precedncia para autoridades.c) A ordem hierrquica de uma organizao.d) A localizao do arquivo dentro da organizao.e) A organizao de um arquivo.

14) Sobre a tabela de temporalidade, correto afirmar que:

a) uma tabela eletrnica.

b) uma tabela matemtica.c) uma tabela que trata de coordenadas geogrficas.d) uma tabela que dispe sobre o prazo de guarda dos documentos.e) uma tabela ultrapassada, em desuso na atualidade.

15) Considera-se correspondncia:

a) Uma comunicao escrita produzida e destinada a pessoas jurdicas.b) Uma comunicao escrita produzida e destinada a pessoas fsicas.c) Uma comunicao escrita que se processa entre rgos.d)Uma comunicao escrita que se processa entre servidores de uma

Instituio.e) Todas as alternativas anteriores.

AULA 3ESTUDO DO ARQUIVO

INTRODUO AO

e-Tec Brasil35 e-Tec Brasile-Tec Brasil

Objetivos:

1. .

2. Identificar tipos de arquivos.

3. Conhecer como proceder para implantar um arquivo na empresa

Conceituar o que Arquivo

Agora faremos o estudo do arquivo. Aproveite sua curiosidade e veja quantos tipos de arquivos h venda no mercado. Com certeza voc ir encontrar o melhor que se adapte a sua realidade.

O que arquivo?

A Associao de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definio: Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas (Martins, 2005, p.27).

Conceito Geral de arquivo

Arquivo a acumulao ordenada de documentos, produzidos por instituies pblicas e privadas ou por uma famlia ou pessoa, no transcurso de suas atividades e funes, guardando esses documentos relaes orgnicas entre si (Slon Buck apud Paes, 2005, p. 27).

Os so conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, municipal e do Distrito Federal, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias (Lei n 8.159/91).

Consideram-se os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional (Lei n 8.159/91)

Tipos de arquivos

Existem vrios tipos de arquivos. Segundo as entidades criadoras e mantenedoras os arquivos podem ser classificados em:

arquivos pblicos

arquivos privados

e-Tec Brasil37Introduo ao Estudo de Arquivo

!

Pblicos (federal, estadual, municipal).Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes).Comerciais (empresas, corporaes, companhias).Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).

Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado de interesse pblico e social. (Lei n 8.159/91).

Idade dos arquivos - Os arquivos tambm tm ciclo de vida que contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato, ao ou fato que motivou a sua produo, alm da sua freqncia de uso. Essa fase se diz na arquivstica que tem relao com a vigncia do documento, a razo de ser da existncia de um documento.

Correntes - Conjunto de documentos atuais, em curso, objeto de consultas e pesquisas freqentes.

Temporrios - Conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoo para depsitos temporrios.

Permanentes - Conjunto de documentos de valor histrico, cientfico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.

Voc sabe o que um arquivo morto?

Muitas Instituies utilizam o termo , o que caracteriza um erro no estudo da arquivstica. Documentos que no so consultados com freqncia, mas possuem valor, devem ser classificados como

H instituies detentoras de acervos documentais (arquivos) que tem como objetivo a guarda permanente de documentos tais como:

Bibliotecas - Detentoras de coleo, pblica ou privada, de l ivros e documentos congneres, organizada para estudo, leitura e consulta.

arquivo morto

documentos permanentes.

42 Introduo ao Estudo de Arquivoe-Tec Brasil

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Central de documentao - Com funes abrangentes, possuem diversas finalidades que variam de acordo com os propsitos de sua criao. Funciona como uma central de informao para um pblico determinado.

Museu do ndio(Museu Rondon na UFMT)

Museu - Estabelecimento permanente com vistas a c o l e t a r , c o n s e r v a r , estudar, explorar de v r i a s m a n e i r a s e , basicamente, exibir, para e d u c a o e l a z e r , p r o d u t o s d a a o cultural humana.

e-Tec Brasil43Introduo ao Estudo de Arquivo e-Tec Brasil

O que o CONARQ?

O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ - um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, que tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, exerce tambm a orientao normativa, visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

ROTEIRO PARA ORGANIZAR ARQUIVOSVamos aprender como devemos proceder para implantar um arquivo. Assim podemos estruturar um projeto de arquivo e aprov-lo junto Diretoria da empresa. Tudo comea com os trs passos principais: recursos humanos, instalaes e recursos materiais. Aproveite bem este contedo, pois ser muito importante em sua prtica profissional.

Segundo Martins (1998, p. 05), se o arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pblica ou privada, no decorrer de suas atividades, claro est que, sem o conhecimento dessa entidade, sua estrutura e alteraes, seus objetivos e funcionamento, seria bastante difcil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentao.

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o arquivo necessita de uma estrutura bsica, conforme segue:

1. Recursos humanos.2. Instalaes.3. Recursos materiais.

Para saber mais sobre o CONARQ, consulte o

stio: http://www.conarq.arq

uivonacional.gov.br

Voc j reparou que a palavra arquivo tem diferentes sentidos: pode ser um lugar dentro da empresa, ou pode ser o local especfico para guardar os documentos, arquivo de ao, prateleiras com caixas arquipel. S no pode ser confundido com local para depsito de papel velho ou arquivo morto.

!


1. Recursos humanos - Entende-se a responsabilidade de um servidor na execuo das operaes de arquivos, tais como

a) Selecionar documentos.b) Registrar documentos.c) Estabelecer o mtodo de classificao.d) Codificar documentos.e) Ordenar documentos.f) Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado.

Para o bom desempenho das funes do funcionrio que trata do arquivo, so necessrias, alm de um perfeito conhecimento da organizao da instituio em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintes caractersticas: habilidade em lidar com o pblico, esprito metdico, discernimento, pacincia, imaginao, ateno, poder de anlise e de crtica, poder de sntese, discrio, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.

2. Instalaes - As instalaes dos arquivos requerem anlise dos seguintes aspectos:

a) Localizao: acessvel, com capacidade de expanso e, se volumoso, deve ficar no andar trreo.

b) Iluminao: ampla, mas difusa, no deve haver incidncia direta do sol.c) Arejamento: ventilao natural, constante e regulvel.d) Higienizao: limpo, bem cuidado, com dedetizao peridica.e) Disposio: espao livre para locomoo, fcil consulta e conservao do

acervo.f) Segurana: contra incndio, roubo, infiltraes, etc.

3. Recursos Materiais

a) Mobilirio - Ideal para os formatos e gneros dos documentos produzidos que economize espao, que permita arrumao racional dos documentos e que apresente capacidade de expanso, alm de ser seguro e resistente.

b) Acessrio - Pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e especficas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gnero dos documentos. Observar, tambm, as etiquetas e projees para que sejam ideais.

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IMPORTANTE!

Para os arquivos intermedirios que so instalados em depsitos centralizados, o ideal o uso de para o armazenamento de documentos. MARTINS, Neire do Rocio. Aposti la disponvel no site: http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de_arquivos.pdf. Acesso em 26/12/2007

caixas

e-Tec Brasil41Introduo ao Estudo de Arquivoa

Como organizar um arquivo

Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente), possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.

Um dos mais importantes aspectos a ser considerado na organizao de um arquivo manter um plano de classificao. Vamos analisar agora como fazer um plano de classificao.

a) Identifique as atribuies e atividades da instituio e da rea em que voc trabalha. Voc poder encontrar essas informaes, pesquisando nos atos legais tais como portarias, deliberaes, estatutos, atas e relatrios. Em ltimo caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as.

b) Relacione e organize o que voc levantou. Aps as verificaes citadas no item anterior, organize uma pasta com os atos relativos implantao de sua rea/rgo e ao que voc conseguiu descrever.

c) Identifique os tipos de documentos que nascem, a partir do cumprimento das atividades identificadas.

(MARTINS, Neire do Rocio. Montagem de um plano de classificao de documentos. Apostila disponvel no stio: http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de_arquivos.pdf. Acesso em 26/12/2007).

1. Relacione as atividades da sua rea (exemplo):

1.1. controlar o inventrio patrimonial do rgo;1.2. assessorar reunies da Diretoria;1.3. preparar minutas de correspondncias para Diretoria;1.4. registrar freqncia de funcionrios;1.5. proceder ao cadastro de funcionrios;1.6. controlar frias;1.7. solicitar materiais de consumo/almoxarifado;1.8. administrar convnios e contratos.

2. Classifique as atividades de acordo com as atribuies afins ou maiores classes, ordenando-as em subclasses (exemplo):

2.1. Assessorar Diretoria2.1.1. assessorar Reunies da Diretoria (pautas, atas);2.1.2. elaborar minutas de correspondncias

2.2. Notao/Pastas 1. Assessoria Diretoria:2.2.1. reunies/Diretoria;2.2.2. correspondncia/convocaes.


3. Codifique (estabelea cdigos para localizao dos documentos)

As pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento que voc adotar, podero ser identificadas por cdigos correspondentes da classificao:

3.1. nmero (ou cdigo de classificao); ou3.2. nmero e o nome da atividade; ou3.3. nome da atividade (que pode ser abreviada).

Ex. Materiais/suplementos (inserir cdigo de classificao) compra e consumo.

Alm do cdigo de classificao que voc adotou, podem ainda ser utilizadas as cores para facilitar a localizao. Ex. para atividades administrativas, para atividades-fins (como agendamento de reunies).

azul verde

Vimos os aspectos que devemos pensar para implantar um arquivo, ou melhorar aquele que j existe, mas, ainda assim, isso no eficiente. Ao implantar um arquivo, devemos ter em mente que a principal funo guardar os documentos de forma simples.

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16) Quanto aos tipos, os arquivos podem ser:a) Pblicos (federal, estadual, municipal).b) Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes).c) Comerciais (empresas, corporaes, companhias).d) Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).e) Todas as alternativas anteriores.

17) Arquivos pblicos so conjuntos de documentos produzidos e recebidos:

a) Por organizaes pblicas.b) Por rgos pblicos de mbito Federal.c) Por rgos pblicos de mbito Estadual.d) Por rgos pblicos de mbito Municipal.e) Todas as alternativas anteriores.

18) So detentoras dos arquivos privados:

a) Somente a empresa que gerou os documentos.b) Somente as pessoas interessadas nos documentos.c) Somente uma empresa pblica.d) Os arquivos privados podem ser identificados como de interesse pblico e

social, desde que considerados fontes relevantes para a histria e


desenvolvimento cientfico nacional.e) Somente as ONGs.

19) A Teoria das Trs Idades corresponde, respectivamente, a:

a) Documentos: correntes, temporrios e permanentes.b) Documentos oriundos de outras organizaes.c) Documentos que devem ser eliminados.d) Documentos correntes somente.e) Documentos temporrios e permanentes, os correntes no fazem parte da Teoria.

20) So Instituies detentoras de acervos documentais (arquivos)

a) Bibliotecas.b) Museus.c) Centrais de documentaes.d) Arquivo Nacional.e) Todas as alternativas anteriores.

MODELO DE PLANO ARQUIVSTICODando continuidade ao tema, veremos agora um modelo de plano arquivstico. O primeiro passo consiste em verificar onde o arquivo dever ficar na organizao. Se o arquivo tiver uma massa documental intensa, o melhor lugar sempre no trreo, para no abalar a estrutura fsica da construo. E vamos ns nessa busca contnua pelo conhecimento.

Segundo Paes (2005, p. 36), o planejamento arquivstico consiste em estruturar o arquivo de forma que a documentao possa ser consultada e controlada pelo responsvel.

Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posio do arquivo na estrutura da instituio, centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo, escolha de mtodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, recursos humanos, escolha das instalaes e do equipamento, constituio de arquivos intermedirio e permanente, recursos financeiros.

Posio do arquivo na estrutura da instituio

Recomenda-se que a melhor posio de rgo de arquivo na estrutura de uma instituio seja a mais elevada possvel, para que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desta medida visa evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas.

Ao usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao numa biblioteca, numa memria de computador, num microfilme, ou num arquivo


tradicional. Da a importncia da constituio de sistemas de informao, dotados de recursos tcnicos e materiais adequados, dos quais o arquivo deve participar para atender acelerada demanda de nossos tempos.

Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo

Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo em fase corrente.

importante esclarecer de imediato que a descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Nas fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.

a) Centralizao. Por um sistema centralizado de arquivos correntes entende-se no apenas a reunio da documentao em um nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio , de documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, frequentemente designado como protocolo e arquivo, comunicaes e arquivo, ou outra denominao similar.

b)Descentralizao. Se a centralizao rgida pode ser desastrosa, a descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida, levando-se em considerao as grandes reas de atividades de uma instituio. Se tomarmos como exemplo de uma empresa estruturada em departamentos como produo, comercializao e transporte, podemos verificar que a descentralizao do arquivo uma soluo, se levarmos em considerao a necessidade de facilitar o fluxo de informaes em cada departamento.

Coordenao - Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia e imprescindvel a criao de uma coordenao central, tecnicamente planejada, que exercer funes normativas orientadoras e controladoras (Paes, 2005, p. 40).

A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais, estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e eficincia do servio dos arquivos setoriais, treinar pessoal especializado para que sejam encarregados dos arquivos, promover reunies com esse pessoal a fim de exame, debate e instrues sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.

Rotinas de arquivamento

1. Inspeo - Consiste em verificar o destino de cada documento. Exemplo:

a) para arquivamento;b) para solicitar informao;c) para verificar a existncia de antecedentes,d) em obedincia a uma rotina.

de extrema importncia a verificao do ltimo despacho contido no documento para o devido cumprimento. Ex. Arquive-se. Verificar tambm se h existncia de anexos e se estes j esto inseridos no documento inicial.

2. Leitura - Cada documento deve ser lido cuidadosamente para verificar seu contedo e sob que classificao dever ser arquivado.

3. Seleo - Selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele que poder ser descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio (como cpias, comunicados passageiros).

4. Marcar a hora e a data - Registrar a entrada do documento no arquivo, para anular todas as possveis controvrsias sobre a chegada do documento no arquivo.

5. Registro - Registrar diariamente, em um livro ou sistema informatizado, os documentos que daro entrada no arquivo. Fazer um breve relato sobre o teor do documento para facilitar sua localizao.

Para trabalhar no arquivo, a pessoa deve ter boa memria, capacidade de sntese, ser metdica e acima de tudo gostar do que faz.

Voc no deve esquecer de que os documentos, antes de ser arquivados, devem passar por uma leitura e classificao criteriosa de seu contedo.


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O arquivo tambm uma parte da empresa que necessita de constante reestruturao. A escolha dos materiais de consumo de extrema importncia. Veja as dicas desta aula e depois visite lojas especializadas. H um universo de equipamentos para se adaptar a diferentes estruturas e necessidades.

Segundo Paes (2005, p. 37), de igual importncia para o bom desempenho das atividades de arquivo a escolha do local adequado, quer pelas condies fsicas que apresente iluminao, limpeza, ndices de umidade, temperatura , quer pela extenso de sua rea, capaz de acomodar o acervo e permitir ampliaes futuras.

Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever merecer a ateno daqueles que esto envolvidos com a organizao dos arquivos.

Equipamento em arquivsticaConsidera-se equipamento o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensveis realizao do trabalho arquivstico.

Materiais de consumo em arquivsticaConsideram-se materiais de consumo aquele que sofre desgaste, a curto ou mdio prazos. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros.

ESCOLHA DAS INSTALAES E EQUIPAMENTOS

46e-Tec Brasil Introduo ao Estudo de Arquivo

Ficha

Guia Divisria

Projeo

P

um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma informao. As dimenses variam de acordo com as necessidades, podendo ser brana ou de cor.

um retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou sees dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento.

De acordo com Paes (2005, p. 43), no estudo das guias divisrias, distinguem-se diversos elementos relacionados com sua finalidade e funes. Assim:

a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio carto, ou nele aplicada, sendo ento de celulide ou de metal.

a salincia na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilh. Por esse orifcio passa uma vareta que prende as guias gaveta.

Projeo

P

Ilh

Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica.

A 100 100-E

NotaoAlfabtica

Notaonumrica

NotaoAlfanumrica


A notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta, quando indica somente o incio da seo, e fechada, quando indica o princpio e o fim.

A A - C

NotaoAberta

NotaoFechada

Posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da a denominao: primeira posio, segunda posio, terceira posio, quarta posio, quinta posio.

Primeiraposio

Segundaposio

Terceiraposio

Quanto sua funo, a guia pode ser ainda:

primria indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo;secundria indica uma subdiviso da primria;subsidiria indica uma subdiviso da secundria; especial indica a localizao de um nome ou assunto de grande frequncia.

O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiria ou especial a notao e no a projeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira posio e assim por diante.

Primeiraposio

Segundaposio

Terceiraposio

48e-Tec Brasil Introduo ao Estudo de Arquivo

Utilizar cores para localizar mais facilmente as guias uma tcnica muito eficiente em termos arquivsticos.!


21) Para um planejamento arquivstico devem ser considerados os seguintes elementos:

a) Posio do arquivo na estrutura da instituio. b) Escolha de mtodos de arquivamento adequados. c) Estabelecimento de normas de funcionamento. d) Recursos humanos e financeiros. e) Todas as alternativas anteriores.

22) So partes das rotinas para o arquivamento de documentos:a) Inspeo.b) Leitura minuciosa dos documentos.c) Seleo dos documentos.d) Registrar data e hora da entrada dos documentos no arquivo.e) Todas as alternativas anteriores.

23) Analise as alternativas abaixo relacionadas.I. A elaborao de um plano de arquivo pressupe a definio do arquivo,

quanto aos aspectos de centralizao e descentralizao.II. Por centralizao de arquivos, entende-se no somente a reunio dos

documentos correntes em um nico local, mas tambm o registro e controle do arquivo.

III. A descentralizao de arquivos deve ser adotada em organizaes com estruturas maiores, com vrios departamentos, para facilitar o fluxo de informaes.

IV. A descentralizao pode ser aplicada tanto em arquivos correntes quanto intermedirios e permanentes.

V. A descentralizao de arquivos adotada no setor pblico em grande escala, pois no exige a criao de uma coordenao central.

Assinale a alternativa correta:a) Esto corretas as alternativas I, II e V.b) Esto corretas as alternativas I, II e III.c) Esto corretas as alternativas II, IV e V.d) Est correta a alternativa IV, apenas.e) Nenhuma das anteriores est correta.

24) Dentre os materiais de consumo em arquivstica a guia pode ser:a) Primria indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo. b) Secundria indica uma subdiviso da primria.c) Subsidiria indica uma subdiviso da secundria.d) Especial indica a localizao de um nome ou assunto de grande


frequncia. e) Ttodas as alternativas anteriores.

25) Assinale a alternativa INCORRETA a respeito de notao:

a) Notao a inscrio feita na projeo de uma guia.b) A notao pode ser aberta ou fechada: aberta, quando indica somente o

incio da seo, e fechada, quando indica o princpio e o fim.c) A notao pode ser alfabtica, numrica e alfanumrica.d) Anotao norteia a localizao dos documentos dentro de um arquivo.e) Nenhuma das anteriores est correta.

AULA 4DE ARQUIVAMENTO

SISTEMAS E MTODOS

e-Tec Brasil51

Objetivo:. Conhecer os sistemas

e mtodos de arquivamento.

A partir desta aula, estudaremos os sistemas e mtodos de arquivamento. Para a escolha do mtodo correto necessrio conhecer bem a empresa e suas necessidades em termos de consulta no arquivo.

De acordo com Roncaglio (2005, p. 34), todos ns participamos de negcios e praticamos aes que precisam ser anotadas em documentos que serviro de base para futuras consultas. Nesse contexto, o arquivo moderno deixou de ser simples local de guarda de papis, colecionados segundo as habilidades individuais, para constituir um ncleo de informaes registradas em documentos, de acordo com a classificao racional e sistemtica, mantidos em locais prprios, acessveis e seguros.

Como prope Paes (2005, p. 60-61), a importncia das etapas de levantamento e da anlise dos documentos se faz sentir, de modo marcante, no momento em que o arquivista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentao corrente. Dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem ser ordenados por assunto, nome, local, data ou nmero. A escolha do sistema de arquivamento est diretamente relacionada com a anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliada observao de como os documentos so solicitados ao arquivo. Aps essa anlise, possvel definir qual o mtodo principal e quais os mtodos auxiliares.

A funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos documentos para a tomada de deciso e comprovao de direitos e obrigaes, o que s se efetivar se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados. To importante quanto arquivar achar rapidamente as informaes no momento desejado.

Para alcanar tais objetivos, encontram-se descritos, a seguir, os principais mtodos de arquivamento utilizados, visando organizao dos acervos arquivsticos, s operaes desenvolvidas na fase do arquivamento, s rotinas e, finalmente, aos critrios e procedimentos adotados no cumprimento da funo mais nobre dos arquivos: sua utilizao, mediante emprstimo e consulta.

O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.

Paes (2005, p.61), divide os mtodos de arquivamento de documentos em duas classes: mtodos bsicos e mtodos padronizados. Vejamos o esquema que mostra o sistema de arquivamento de documentos:

Bsicos NumricoSimplesCronolgicoDigito-terminal

AlfabticoGeogrfico

Ideogrficos(assunto)

EnciclopdicosDicionrio

DuplexDecimalUniterno ou Indexao Coordenada

Alfabticos

Numricos

e-Tec Brasil53Sistemas e Mtodos de Arquivamento

Padronizados

VariadexAutomticoSoundexMnemnicoRneo

Esses mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado.

aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo.

combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.

Quando se trata de planejar a organizao de um arquivo ou fichrio, os elementos constantes de um documento a considerar so: nome (do remetente do destinatrio ou da pessoa a quem se refere o documento); local, nmero, data e assunto. De acordo com o elemento mais importante e frequentemente procurado, em cada caso, podem-se organizar os fichrios ou arquivos em:

a) Ordem alfabtica.b) Ordem geogrfica.c) Ordem numrica (simples ou cronolgica).d) Ordem de assunto.

Observe um exemplo de mtodo de arquivamento:

Sistema direto

Sistema indireto

O mtodo alfanumrico

(Extrado de Paes, 2005, p. 77).

54 Sistemas e Mtodos de Arquivamentoe-Tec Brasil

MTODO ALFABTICO

regras de alfabetao

O mtodo alfabtico que veremos nesta aula o mais utilizado tanto por empresas pblicas quanto privadas. Dificilmente as pessoas observam as regras de alfabetao. Vamos conhec-las e aplic-las. Isto vai ajudar muito na organizao do arquivo.

o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME. um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente, no sendo necessrio se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as respectivas letras (Paes, 2005, p. 62).

Desvantagens desse mtodo: os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabtico, quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.

1. Arquivamento de nomes

De acordo com Paes (2005), o arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas , apresentadas a seguir:

1.1. Pela 1 letra do ltimo sobrenome: Joo Barbosa; Pedro lvares Cabral; Paulo Santosa) Barbosa, Joob) Cabral, Pedro lvaresc) Santos, Paulo

1.2. Para sobrenomes iguais:a) Teixeira, Anbalb) Teixeira, Marliac) Teixeira, Paulod) Teixeira, Vitor

1.3. Para nomes compostos: Camilo Castelo Branco; Paulo Monte Verde; Heitor Villa Lobos.a) Castelo Branco, Camilob) Monte Verde, Pauloc) Villa Lobos, Heitor

1.4. Para sobrenomes abreviados: J. Vieira; Jonas Vieira; Jos Vieiraa) Vieira, J.b) Vieira, Jonasc) Vieira, Jos

Os mtodos de arquivamentos podem ser diretos ou indiretos, ou ainda semi--indireto. O importante que a escolha seja planejada e aplicada de forma correta. Pode ser utilizado mais de um mtodo simultaneamente, porm necessrio que haja uma correta classificao da massa documental para que outras pessoas possam compreender o mtodo escolhido.


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1.5. Para nomes com artigos e preposies: Pedro de Almeida, Ricardo d'Andrade; Lcia da Cmara; Arnaldo do Couto.a) Almeida, Pedro deb) Andrade, Ricardo dec) Cmara, Lcia dad) Couto, Arnaldo do

1.6. Para sobrenomes com grau de parentesco: Antonio Almeida Filho; Paulo Ribeiro Jnior; Joaquim Vasconcelos Sobrinho.a) Almeida Filho, Antoniob) Ribeiro Jnior, Pauloc) Vasconcelos Sobrinho, Joaquim

1.7. Para pessoas da mesma famlia: Jorge de Abreu Sobrinho; Jorge de Abreu Filho; Jorge de Abreu Neto.a) Filho, Jorge de Abreub) Neto, Jorge de Abreuc) Sobrinho, Jorge de Abreu

1.8. Para nomes estrangeiros: Georges Aubert; Winston Churchill; Paul Muller; Jorge Schmidt.a) Aubert, Georgesb) Churchill, Winstonc) Mueller, Pauld) Schmidt, Jorge

1.9. Para nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da me: Jos de Oviedo Y Bnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios.a) Oviedo Y Bnos, Jos deb) Pina de Mello, Francisco dec) Rios, Antonio de Los.

1.10. Para nomes Orientais Japoneses e rabes:a) Al Ben Hur (permanece)b) Ly Youtohn (permanece)

1.11. Para nomes estrangeiros com preposio: Giulio Di Capri; Esteban De Penedo; Charles Du Pont; John Mac Adama) De Penedo, Estebanb) Di Capri, Julioc) Du Pont, Charlesd) Mac Adam, John

1.12. Para Pessoas Jurdicas: EMBRATEL; lvaro Ramos & Cia; A Colegial; The Library of Congress; Fundao Getlio Vargas:a) lvaro Ramos & Cia b) Colegial (A)c) Embrateld) Fundao Getlio Vargase) Library of Congress (The)


1.13. Para Numeral: 4 Congresso de Secretariado; I Encontro Regional de Arquivologia; III Simpsio de Apicultura.

a) Congresso de Secretariado (4) b) Encontro Regional de Arquivologia (I)c) Simpsio de Apicultura (III)

Reveja as regras de alfabetao 1.6 e 1.7. Ambas so para graus de parentesco, porm a primeira delas para nomes diferentes, j a segunda diz respeito a nomes iguais e graus de parentescos diferentes. Fique atento para no errar no arquivamento.

26) Assinale a alternativa INCORRETA a respeito da escolha dos mtodos de arquivamento.

a) A escolha do sistema de arquivamento deve estar diretamente relacionada com a anlise cuidadosa das atividades da instituio.

b) Um aspecto a ser considerado na escolha do mtodo de arquivamento como o documento solicitado no arquivo.

c) Aps minuciosa anlise das atividades, possvel ento definirmos qual o mtodo principal e quais sero os auxiliares.

d) O correto adotarmos um nico mtodo de arquivamento, dispensando mtodos auxiliares.

e) Dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou nmero.

27) Os sistemas de arquivamento podem ser divididos em duas grandes partes, sendo:

a) Bsicos e geogrficos.b) Bsicos e alfabticos.c) Bsicos e padronizados.d) Padronizados e numricos.e) Padronizados e alfanumricos.

28) Sobre os mtodos de arquivamento, INCORRETO afirmar que:

a) Os mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.b) Sistema indireto assim denominado por fazer parte dos arquivos

descentralizados.c) Por sistema direto entende-se aquele em que a busca do

documento feita diretamente no local onde se acha guardado.d) Por sistema indireto entende-se aquele em que, para se localizar o

documento, preciso antes consultar um ndice alfabtico remissivo.



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e) O mtodo alfanumrico, combinao de letras e nmeros, no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado parte do sistema semi-indireto.

29) Na organizao de um arquivo, os elementos importantes a serem considerados so:

a) Nome do remetente, do destinatrio ou da pessoa a que se refere o documento.

b) Local de procedncia ou de origem.c) Assunto principal do documento.d) Data de incio da formulao do documento.e) Todas as alternativas anteriores.

30) Analise as alternativas abaixo e escolha a alternativa correta, a respeito de ordem de documentos para entrada no arquivo:

I. A ordem deve obedecer aos critrios de classificao, e esta deve estar de acordo com o elemento mais importante e freqentemente procurado no arquivo.

II. A ordem alfabtica utilizada quando o elemento principal o nome.

III. A ordem geogrfica utilizada quando o elemento principal o local.

IV. A ordem numrica (simples ou cronolgica), quando o elemento principal a ser considerado um nmero.

V. A ordem de assunto de fcil utilizao, porm com a desvantagem de exigir a interpretao pessoal do assunto do documento.

Esto corretas as alternativas:

a) I, II e IV respectivamente.b) I, II, III, IV e V.c) II, IV e V.d) III, e V.e) I, III e V.


MTODO GEOGRFICO

procedncia do local

Agora conheceremos o mtodo geogrfico. Este mtodo no deixa de usar o alfabtico, mas a ateno principal voltada para os estados, cidades, ou regies.

O mtodo geogrfico do sistema direto. A busca feita diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a (Paes, 2005, p. 68).

Nome da cidade, estado e correspondente. Quando o principal elemento de identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidades, no havendo destaque para as capitais.

Nesse caso no necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel, porm que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Alguns exemplos so:

Braslia (Distrito federal) Silva, JacksonBraslia (Minas Gerais) Leite, EdsonItabaiana (Paraba) Santos, TherezinhaItabaiana (Sergipe) Souza, Lourdes da Costa e

Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.

Correspondncia com outros pases.


As melhores ordenaes geogrficas so:

Nome do estado, cidade e correspondente.

Nome da cidade, estado e correspondente.

Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica, em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Neste caso h necessidade de se utilizarem guias divisrias, com notaes indicativas dos nomes dos estados. Mostraremos alguns exemplos encontrados em Paes (2005, p. 69).

Nome do estado, cidade e correspondente.

Vantagens do mtodo geogrfico: direto e de fcil manuseio.Desvantagens: exige duas classificaes local e nome do correspondente.

Iniciaremos o estudo dos mtodos numricos. Eles so de grande utilidade e fcil manuseio. Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos: simples, cronolgico ou dgito-terminal. Esses mtodos so indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta, h que se recorrer a um ndice alfabtico (em fichas), que fornecer o nmero sob o qual o documento e(ou) pasta foram arquivados.

A numerao obedece somente ordenao seqencial, embora a disposio fsica das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades prprias a cada mtodo.

Mtodo numrico simples

O mtodo numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica, obedecendo-se ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica, j que o mtodo exige um ndice alfabtico remissivo (Paes, 2005, p. 70).Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a fim de se evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo nmero, indispensvel um ndice alfabtico remissivo, sem o qual fica difcil a localizao dos documentos.

No mtodo numrico simples, pode-se aproveitar o nmero de uma pasta que venha a vagar. Por exemplo: em uma organizao existe uma pasta de n X, onde se guarda a correspondncia de determinada firma. Por qualquer motivo a organizao termina suas relaes comerciais com a referida firma. Para que no se conserve uma pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a transferncia dos documentos, aps anlise e seleo, para o arquivo permanente, e aproveita-se o mesmo nmero com um novo cliente. Quanto ficha de ndice alfabtico, referente

O mtodo geogrfico muito utilizado. Podem ser introduzidas as cores como elementos para chamar a ateno e facilitar o acesso aos documentos. Experimente!

MTODOS NUMRICOS


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primeira firma, permanecer ela no fichrio acrescida de nova indicao do lugar onde se encontra no arquivo permanente. O novo cliente, que ocupa a pasta de n X, ter tambm uma ficha no ndice alfabtico em seu respectivo lugar.

O mtodo numrico simples, feitas algumas adaptaes, tem ampla aplicao nos arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios mdicos, cadastros de funcionrios).

31) Sobre o mtodo geogrfico INCORRETO afirmar que:

a) um mtodo indireto.b) Este mtodo preferido, quando o principal elemento a ser

considerado em um documento a procedncia local.c) Uma das ordenaes do mtodo geogrfico : nome do estado,

cidade e correspondente.d) Pode ser utilizada outra ordenao sendo: nome da cidade, estado e

correspondente.e) Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se

em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente.

32) Sobre o mtodo geogrfico CORRETO afirmar que:

a) de fcil utilizao e interpretao.b) Pertence ao sistema direto.c) O mtodo geogrfico possui como submtodo o alfabtico.d) Tem ampla adaptao quando os documentos so classificados por

regies.e) Todas as alternativas anteriores esto corretas.

33) Sobre o mtodo numrico simples INCORRETO afirmar que:

a) um mtodo que se constitui na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente.

b) um mtodo que obedece a ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica.

c) um mtodo que exige um ndice alfabtico remissivo.d) um mtodo direto.e) um mtodo que exige registro em livro ou fichas.

Sempre que utilizar mtodos numricos voc dever fazer um controle parte. uma questo lgica: no h como memorizar tantos nmeros. Voc pode fazer este controle usando o computador. Com uma simples tabela do ACCESS, ou criando um sistema prprio, o computador exerce influncia marcante no controle de documentos. Saiba mais, conversando com um profissional da rea da tecnologia da informao.



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34) Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos:

a) Numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal. b) Numrico simples, alfabtico ou geogrfico.c) Ideogrfico, alfabtico ou geogrfico.d) Alfabtico, simples ou geogrfico.e) Geogrfico, cronolgico ou alfabtico.

35) Sobre o mtodo numrico simples CORRETO afirmar que:

a) Constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica.

b) Nesse mtodo no h preocupao com a ordenao alfabtica.c) Este um mtodo do sistema indireto, pois necessita de um ndice

alfabtico remissivo para localizar os documentos.d) O mtodo numrico simples tem ampla aplicao nos arquivos

especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios mdicos, cadastros de funcionrios).

e) Todas as alternativas anteriores esto corretas.

MTODO NUMRICO CRONOLGICO E DGITO TERMINAL

Vantagens

Desvantagens

Dentro da classificao de numricos, o mtodo cronolgico e dgito terminal so bastante utilizados. Conhea-os neste tpico.

Neste mtodo, alm da ordem numrica, dever ser observada a data. Esta modalidade a adotada em quase todas as reparties pblicas (Paes, 2005, p. 75). Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado, colocado capa de cartolina, na qual, alm do nmero de protocolo, so transcritas outras informaes e, em geral, passa a ser denominado processo.

Assim, alm da ficha numrica, tambm chamada de ficha de protocolo, que o registro propriamente dito, no qual ser indicada toda a movimentao do documento ou processo, devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico, de procedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao.

Mtodo Numrico-cronolgico

- Maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras.

- Trata-se de um mtodo indireto, obrigando a duplicidade de pesquisa.

Mtodo Dgito-terminal

Este mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no


arquivamento de grande volume de d

07-_gestao_de_documentos_e_arquivistica.pdf

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