03 controle de estoque na farmacia hospitalar

Download 03 Controle de Estoque Na Farmacia Hospitalar

Post on 10-Aug-2015

247 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

1 CONTROLE DE ESTOQUE

Com a crise financeira que o Brasil enfrentou nas dcadas de 1980 e 1990 e a elevao dos custos da assistncia sade tm afetado muito os hospitais brasileiros, levando a mudanas significativas na administrao hospitalar. As instituies hospitalares tem procurado se adaptar s novas realidades, buscando otimizar a aplicao dos recursos financeiros que dispe. O objetivo atual da administrao hospitalar adaptar-se s contnuas mudanas do mercado para promover meios necessrios para assistncia aos pacientes de forma efetiva. Dentro desse contexto a administrao de materiais possui importante papel, pois estes produtos so parte significativa dos gastos dos hospitais, pois os medicamentos comprometem cerca de 5% a 20% dos oramentos dos hospitais. Embora, aparentemente, o peso das despesas com medicamentos no seja alto, este um instrumento crucial para a assistncia ao paciente e sua participao nas despesas com sade vem subindo de forma progressiva nos ltimos anos. Alm do aspecto econmico, a preocupao com a qualidade um requisito essencial, pois o paciente tem direito a uma assistncia de qualidade

independentemente da situao financeira da instituio. A participao do profissional de sade dentro do processo logstico de materiais imprescindvel, pois ele que normalmente solicita o produto com a correta especificao, controla a qualidade do que vai ser comprado, realiza o recebimento qualitativo e, finalmente, em vrias situaes, tambm usurio destes materiais nas suas atividades.

AN02FREV001/ REV 3.0

4

1.1 CONTROLE DE ESTOQUES

O controle de estoques um dos componentes de gesto de materiais caracterizado por um subsistema incumbido de determinar Quando e Quanto comprar para uma aquisio adequada.

Quanto comprar? O quanto comprar obtido a partir da mdia aritmtica mvel aliada ao estoque de segurana, anlise ABC de valor e outros parmetros. Esses parmetros apresentados so:

Mdia aritmtica mvel O mtodo para a previso de estoques mais utilizado no meio hospitalar a mdia aritmtica mvel. Este mtodo permite orientar a previso de consumo para o prximo perodo por meio da mdia aritmtica dos valores nos n ltimos perodos (n= nmero de meses). A escolha do valor de n arbitrria e depende da experincia do gerente. Quanto maior for o n, menor a resposta a variaes de consumo e vice-versa. Recomenda-se trabalhar com o n superior a trs e inferior a 12. No meio hospitalar as variaes de consumo, principalmente de

medicamentos, ocorre com maior frequncia de acordo com o modelo de evoluo sazonal. Considera-se a variao como sazonal, quando apresenta um desvio mnimo de 25% do consumo mdio mensal (CMM) e surge atrelada a causas especficas (vero, inverno, epidemias e outros). Outra variao de consumo que ocorre com materiais hospitalares o modelo de evoluo de consumo sujeito e tendncias. Isso fica em evidncia quando o consumo mdio aumenta ou diminui com o tempo, retratando itens novos que comeam a ter maior aceitao ou itens que vo caindo em desuso.

AN02FREV001/ REV 3.0

5

Existe ainda a evoluo de consumo modelo horizontal, que retrata uma tendncia constante por no sofrer influncias. Assim, ao se estabelecer o valor de n deve-se ter em conta o modelo de evoluo de consumo no perodo.

CMM= consumo de n ltimos meses nCMM = consumo mdio mensal n = nmero de meses

A cada novo ms, acrescenta-se o ms mais recente e despreza-se o mais antigo. Alm da mdia mvel, tm-se outras formas de previso de consumo, praticamente no empregadas em hospitais.

ltimo perodo Baseia-se em uma determinao simples com utilizao dos mesmos dados coletados no perodo anterior. Sua aplicabilidade direcionada a produtos de consumo uniforme, onde a em representao grfica, constatam-se duas curvas idnticas em perodos de tempos diferentes.

Mdia mvel ponderada Utilizada quando o mtodo do ltimo perodo torna-se inaplicvel por ocorrncia de grandes variaes nos perodos mais prximos. Os pesos so valores decrescentes dos consumos mais recentes para os mais antigos. Objetiva ajustar de melhor maneira a tendncia da curva de consumo, sendo uma variao do mtodo da mdia mvel. Alguns programas para controle de estoque tm trabalhado com este tipo de mdia.

Mdia ponderada exponencial Considera-se o erro de previso do perodo anterior. Determina-se a prxima previso a partir da adio da previso anterior ao produto da constante de amortecimento pelo erro de previso. Utilizando a seguinte forma:

AN02FREV001/ REV 3.0

6

Xt = X(t-i) +

(X(t-i) X(t-i))

Xt = Previso de consumo X X X(t - i) (t - i) (t - i)

= Consumo ocorrido no perodo anterior = previso de consumo no perodo anterior -X(t - i)

= Erro de previso

Erro de previso - a diferena entre consumo ocorrido no perodo anterior e a previso de consumo no mesmo perodo. = Constante de amortecimento (dado emprico, estabelecido normalmente entre 0,1 e 0,3). O valor escolhido deve ser menor para consumos uniformes e maior para variaes maiores de consumo.

Mnimos Quadrados Mtodo que permite fazer previso para mais de um perodo. de difcil aplicao por exigir utilizao de muitos dados. No recomendado na rea de medicamentos e materiais mdico-hospitalares por apresentar o hospital dados de consumo sazonais e pela falta de interesse da administrao hospitalar em fazer previses para grandes perodos. A mdia aritmtica mvel a mdia de consumo eleita para funcionar como precursora de outros parmetros de dimensionamento de estoques na rea hospitalar. Na determinao do quanto comprar necessrio empreg-la juntamente com o estoque de segurana e anlise ABC de valor.

Estoque de segurana Estoque de segurana, tambm conhecido como estoque mnimo, a quantidade de cada item que deve ser mantida como reserva para garantir a continuidade do atendimento, em caso de ocorrncia no previstas como: elevao brusca do consumo e atraso no suprimento. O estoque de segurana evita ruptura do estoque que tem como consequncia a queda no nvel de atendimento e o prprio custo da ruptura. O custo da ruptura de estoque pode ser avaliado levando em conta os seguintes parmetros:AN02FREV001/ REV 3.0

7

Custo do no atendimento; Custo com o pessoal que estar, temporariamente, subutilizado pela falta do material; Custo adicional do material adquirido para manuteno do nvel de atendimento; Custo do trabalho desenvolvido. O estoque de segurana depende do consumo, do tempo de abastecimento e da classificao ABC do produto. O consumo utilizado para esta determinao geralmente representado pala mdia mvel. O tempo de abastecimento (TA) o intervalo de tempo entre o incio do processamento interno da compra (incluindo a emisso do pedido) e a chegada do material ao local de armazenamento. O tempo de processamento interno (TPI) compreende o perodo do planejamento, elaborao do pedido, emisso e processamento da compra. J o tempo de processamento externo (TPE) abrange o espao entre a emisso da ordem de fornecimento e a entrega do produto no hospital.

TA = TPI + TPETA = Tempo de Abastecimento TPI = Tempo de Processamento Interno TPE = Tempo de Processamento Externo

O tempo de abastecimento pode variar de regio para regio e de uma instituio para outra. Por exemplo, no caso das instituies governamentais a aquisio de materiais regida pela Lei 8.666, de 21/06/1993, e suas alteraes que torna o tempo de abastecimento prolongado devido aos trmites burocrticos estabelecidos para a licitao. Alm do tempo de abastecimento, a determinao do estoque de segurana requer a classificao do item obtida por meio da curva ABC.

AN02FREV001/ REV 3.0

8

Curva ABC Itens de um estoque apresentam normalmente diferentes posies no fluxo de materiais e variados graus de utilizao. O estudo tcnico dessas ocorrncias por meio do agrupamento de itens de acordo com seu custo preferencialmente, anual, permite a elaborao da curva ABC. A administrao tem utilizado a curva ABC para os programas de suprimento e produo, aplicao do capital de giro e disponibilizao de recursos em situaes de urgncia. A curva ABC, conhecida tambm como curva 80-20 ou grfico de Pareto, foi aplicada administrao de empresas, inspirada no estudo de Vilfredo Pareto realizado na Itlia em 1897. O estudo constatou que a grande porcentagem de renda (80%) estava concentrada nas mos de pequena parcela da populao (20%). Da o princpio foi adaptado administrao de materiais onde a definio das classes ABC obedece a faixas predeterminadas e onde se tem, no mximo, 20% de itens classe A, de 20% a 30% classe B e 50% de itens classe C. Estes valores tm uma correspondncia em porcentagens de custo ou investimento.

TABELA 1 - Classes da curva ABC ou grfico de Pareto

Classes da curva ABC % de itens Classe A Classe B Classe C 20 20-30 50 % de custos 50 20-30 20

FONTE: Adaptado de Gomes, M. J. V. M. Cincias Farmacuticas: Uma Abordagem em Farmcia Hospitalar, 2006.

A classificao da tabela acima demonstra que aproximadamente 20% do total dos itens correspondem a quase 50% do custo ou investimento (classe A). EAN02FREV001/ REV 3.0

9

que 50% do total de itens corresponde a apenas 20% do custo, o que constitui a classe C. A partir desta determinao conclui-se que a classe A detm maior importncia administrativa, devendo cada classe receber tratamento diferenciado.

Elaborao da Curva ABC Ser apresentado um exemplo constitudo por dez itens apenas, para exemplificar didaticamente a elaborao de uma curva 80-20 ou curva ABC. Os seguintes dados so necessrios para construo da curva ABC: Relao dos itens ou artigos pertencentes a um mesmo grupo ou subgrupo. Exemplos: medicamentos em geral, materiais mdico hospitalares e outros. Custo unitrio mdio de cada item, fornecido por uma mesma tabela ou de uma mesma poca. Consumo anual de cada item (preferencialmente). Custo anual ou capital investido. As fases para elaborao d