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2004 by Digerati BooksTodos os direitos reservados e protegidos pela Lei 9.610 de 19/02/1998. Nenhuma parte deste livro, sem autorizao prvia por escrito da editora, poder ser reproduzida ou transmitida sejam quais forem os meios emprega-dos: eletrnicos, mecnicos, fotogrficos, gravao ou quaisquer outros.

Diretor Editorial: Luis Matos

Assistente Editorial: Monalisa Neves

Redao: Marcos Raul de Oliveira Rodrigo Csar de Frana Rafael Possidnio Sassaki

Preparao de Originais: Tatiana Tanaka

Reviso: Juliana de Cssia Ribeiro

Projeto Grfico: Daniele Oliveira

Arte: Marcos R. O. Xavier Luciane S. Haguihara

Capa: Jos Antonio Martins

Digerati Comunicao e Tecnologia Ltda.Rua Haddock Lobo, 347 12 AndarCEP 01414-001 So Paulo/SP(11) 3217-2600 Fax (11)3217-2617www.digerati.com

DiretoresAlessandro Gerardi ([email protected])Luis Afonso G. Neira ([email protected])Alessio Fon Melozo ([email protected])

ISBN: 85.89535.65-7

No importa se voc est procurando emprego ou se est tra-balhando. Em algum momento, voc j deve ter sido questionado sobre se possui conhecimento suficiente em uma determinada ferramenta: o Excel.

Aclamado como o melhor software do pacote Office, o Excel firmou-se rapidamente como uma ferramenta indispensvel para quem deseja trabalhar com clculos e armazenamento de infor-maes, desbancando o at ento intocvel Lotus 123.

Nesse contexto, conhecer o Excel e saber como utilizar seus recursos passou a ser imprescindvel para quem deseja conseguir um emprego na rea administrativa ou financeira, sendo rara uma entrevista em que no seja exigido conhecimento prvio desta poderosa ferramenta.

Diferentemente da maioria dos livros publicados sobre Excel, esta obra mais do que um simples descritivo de ferramentas e recursos. Aqui, voc aprende, passo a passo, a montar um sistema completo para gerenciar dados de clientes, vendas e estoques de uma pequena empresa. Assim, ter a oportunidade de verificar na prtica como explorar os sofisticados recursos do Excel. Cer-tamente, quando chegar a uma entrevista, ou mesmo quando solicitarem que voc faa algo no Excel, ter condies de ser bem-sucedido. Boa leitura!

Luis [email protected]

Diretor Editorial

PREFCIO

NDICECaptulo 1: ApresentaoIntroduo ..........................................................................................6A problemtica ....................................................................................6A ferramenta ........................................................................................7 Verses do Microsoft Excel .............................................................7

Captulo 2: Trabalho com o ExcelIniciando ............................................................................................9Segredos do Excel ..............................................................................12 Cursores .......................................................................................12 Grade de clulas ............................................................................14 Referncias e intervalos .................................................................16 Como manusear o Excel ...............................................................17 Objetos de auxlio .........................................................................19 Como lidar com muitas informaes ........................................... 23

Captulo 3: A importncia dos dadosCriao de tabelas para bancos de dados ....................................... 26Utilizao de frmulas .................................................................... 27 Clulas e frmulas da panilha de fatura ....................................... 28 Aninhamento de funes ..............................................................31Finalizao da planilha de vendas/fatura .......................................32 Solucionar problemas de valores de erro e frmulas ..................... 36

Captulo 4: Excel na prticaIniciao de um projeto ................................................................... 43 Planilha de vendas ....................................................................... 43

Captulo 5: Planilha ClientesA entrada de dados ........................................................................... 64 Editar uma clula ..........................................................................65 Sobrescrever uma clula ................................................................65 Apagar uma clula ........................................................................65 Selecionar clulas ......................................................................... 66Formatao de planilhas ................................................................. 68 Alinhar dados ...............................................................................70

Inserir e remover linhas ou colunas ...............................................71 Modificar a largura da coluna .......................................................71 Modificar a altura da linha ...........................................................72 Formatar nmeros ........................................................................72 Formatar fontes .............................................................................72 Sombrear clulas ...........................................................................73 Criar bordas ..................................................................................73O uso de frmulas em Clientes ..................................................... 74Trabalho com a planilha Clientes ................................................. 75 Modelagem da planilha ................................................................75 Formulrio ................................................................................... 80 Classificao de registros ..............................................................81 Filtro ..............................................................................................82

Captulo 6: Outro exemplo de planilhaPlanilha de Estoque ..........................................................................83 Planejamento ................................................................................83 Modelagem da planilha ................................................................83 Formatar clula: bordas ............................................................... 84 Outras formataes .......................................................................85 Clculo da quantidade Funo SOMA() .................................. 86 Clculo do valor total Criao de uma frmula ........................ 88 Melhoras na planilha ....................................................................89 Utilizao de formulrios para editar e incluir novos dados ..........89 Colar especial ................................................................................91 Novos dados e porcentagem ..........................................................93 O AutoFiltro .................................................................................95 Subtotais ...................................................................................... 97 Validao ....................................................................................100 Comentrio .................................................................................103 Hyperlink ...................................................................................104 Grficos ......................................................................................107 Finalizao da planilha ............................................................... 114

Captulo 7: Relatrios finais Recurso Classificar .....................................................................118 Subtotal ...................................................................................... 119 AutoFormatao .........................................................................121 Criao de uma listagem anual ...................................................122 Criao de um grfico ................................................................124Chegamos ao incio (ou seria ao final?) .........................................127

Apresentao6

Apresentao

Introduo Quando surgiu a possibilidade de escrevermos mais uma obra sobre o

Microsoft Excel, pensamos: Como lanar outro livro sem repetir os mesmos assuntos j abordados?

Bem, durante o nosso brain storm (discusso em que cada integrante coloca sua idia na mesa para ser debatida), conclumos que seria muito bom, desde o incio, trabalhar em um projeto dentro do prprio Excel, construindo, assim, um perfeito tutorial, que fecharia o ciclo do pocket.

Dessa forma, adaptamos um projeto pequeno para que voc aprenda Excel e tambm tenha um guia rpido ao alcance de suas mos, a fim de solucionar pequenos problemas encontrados na utilizao do software em seu dia-a-dia.

Independente da verso utilizada, o Microsoft Excel oferece inmeras possibilidades, mas existem aplicaes que so essenciais para qualquer traba-lho seja ele caseiro, escolar ou profissional e isso que mostraremos nas prximas pginas.

Este pocket book tratar, portanto, de projetos que aparecem de ltima hora e devem ser solucionados com a mxima eficcia.

Portanto, mos a obra! ;-)

Os autores.

A problemticaTemos pela frente um projeto simples: precisamos elaborar um sistema pe-

queno, focado em Microsoft Excel, que organize, gerencie e facilite o trabalho em um ambiente de vendas, clientes e estoque de uma pequena empresa, cada qual com seus relatrios. Acima de tudo, dever ser de fcil manuseio para todos os usurios, para que eles possam consultar as diferentes categorias sem perder o foco, sabendo que tudo interligado de maneira eficiente e eficaz.

Apresentao 7

Segredos do Excel

Eficiente: cumpridor e realiza bem as suas funes quanto s normas e padres estabelecidos.

Eficaz: tem a virtude ou o poder de produzir, em condies normais e sem carecer de outro auxlio, determinado efeito; efetivo.

A ferramentaO Microsoft Excel um software de planilha eletrnica que faz parte de

um conjunto de ferramentas denominado Office. Algumas delas, assim como o prprio Excel, j esto no mercado h mais de dez anos, sendo que hoje possvel, inclusive, integrar o trabalho entre diferentes aplicativos, como editores de texto, planilhas eletrnicas, ferramentas de apresentao, bancos de dados e agendas de mltiplas funcionalidades.

Existem outros softwares que dispem das mesmas funes do Excel. Entre-tanto, o domnio mercadolgico do sistema operacional mais vendido no mundo, o Windows, facilitou a difuso desta ferramenta, deixando para trs os demais concorrentes, como o Lotus, Corel Word etc.

Atualmente, assistimos a um vertiginoso crescimento de novos produtos, bati-zados de Suite Offices, que aprimoram as ferramentas dos produtos da Microsoft, a fim de competirem de igual para igual com a lder de mercado. Esse o caso do Open Office, 602PC Suit, Star Office, Easy Office, entre outros.

Mas vamos nos ater diretamente ao Microsoft Excel. Veja, a seguir, uma tabela que descreve, resumidamente, a evoluo deste software ao longo dos anos.

Verses do Microsoft ExcelVerso Data Descrio

1 1985 Verso 1 para Macintosh.

2 1987 Primeira verso lanada para Windows. Segue como verso 2 para corresponder distribuio para Mac.

3 1990 Inclui as barras de ferramentas, recursos para desenho, maior nmero de linhas e colunas, suporte para grficos 3D e outras adaptaes.

Apresentao8

Tabela 1 Verses do Excel

Observao: No existiu a verso 6 do Microsoft Excel devido a uma adequao da Microsoft Corporation s variveis de numerao em relao integrao dos softwares.

4 1992 A primeira verso mais popular, com alteraes para ganhar mercado.

5 1993 O maior upgrade (atualizao). Inclui planilhas mltiplas de trabalho e passa a trabalhar cdigos de VBA (Visual Basic for Applications).

7 1995 Conhecido como Excel 95. A maior verso, divulgada como 32 bits. Muito similar verso 5.

8 1997 Conhecido como Excel 97. Uma nova interface para de-senvolvedores de VBA, incluso de formulrios, validador de dados e outros.

9 1999 Lanado como Excel 2000. Incorpora o html a suas pla-nilhas, inclui a opo de self-repair, desenvolve a rea de transferncia, inclui novos grficos, formulrios etc.

10 2001 Lanado como Excel 2002, parte do pacote Office XP com a capacidade de interligao entre as aplicaes, e maior potencial para reparar perdas de dados. Esta verso adiciona a ferramenta de ativao de software para combater a pirataria.

11 2003 Chamado de Excel 2003, tem maior interao com XML e corrige algumas falhas das atualizaes anteriores.

Trabalho com o Excel 9

Segredos do Excel

Trabalho com o Excel

Iniciando Para prosseguirmos com o desenvolvimento de nosso pequeno sistema de

gerenciamento, necessrio conhecer o rosto do Excel, que, a partir de agora, chamaremos de interface. Faremos essa apresentao de maneira sucinta e reco-mendamos que, para outras dvidas a respeito, vale a pena consultar o menu de ajuda do prprio software.

Para abrir o Excel, faa o seguinte:Clique em Iniciar > Programas > Microsoft Excel.Ao abri-lo, teremos a seguinte tela:

Trabalho com o Excel10

Nessa tela, nomearemos os seguintes itens:

Barra de ttulo: primeiro item que aparece na tela, de cima para baixo, e que possui o cone (desenho ou logotipo), o nome do aplicativo em uso, o nome do arquivo utilizado e os trs botes: Minimizar aplicativo, Restaurar/Maximizar aplicativo e Fechar aplicativo.

Dica: Se voc clicar sobre o primeiro cone do programa, um menu suspenso com as opes: Restaurar, Mover, Tamanho, Minimizar, Maximizar, Fechar Alt + F4 ser exibido. O conjunto de teclas frente do comando chamado de tecla de atalho e tem a mesma funo do comando sua frente.

O Excel no trabalha com o termo arquivo para todos os dados gerados por ele. Quando criamos um arquivo no Excel, a partir de hoje, criamos uma pasta que conter as planilhas de dados.

Barra de menu: aqui, possvel encontrar os seguintes itens: cone do Ex-cel mais planilha (que tem as mesmas funes do cone localizado na barra de ttulos, entretanto, referente planilha), Arquivo (File), Editar (Edit), Exibir (View), Inserir (Insert), Formatar (Format), Ferramentas (Tools), Dados (Dates), Janela (Window), Ajuda (Help) e os trs botes: Minimizar janela, Restaurar/Maximizar janela e Fechar janela.

Dica: Utilize a tecla Alt + a letra sublinhada do item de menu para acess-lo rapidamente.

Barra de botes padro: Novo (pasta), Abrir pasta, Salvar pasta, Imprimir planilha, Visualizar impresso, Verificar ortografia, Recortar, Copiar, Colar, Pincel, Desfazer, Refazer, Inserir hyperlink, AutoSoma, Funes (frmulas), Classificao crescente, Classificao decrescente, Assistente de grfico, Desenho, Zoom e Ajuda.

Barra de navegao de planilha: composta pela Caixa de nome, pelos botes Cancelar funo, Inserir funo (igual ao fx) e pela barra de edio de contedo de clula.


Segredos do Excel

Vale observar que a Caixa de nome altera a sua funo de acordo com o momento de sua utilizao. Voc s ter a tela apresentada na Figura 2.3 caso seja pressionado o sinal de igual para insero de uma funo. Nesse caso, a Caixa de nome exibe o nome da funo. Quando esta opo est inativa, exibido o endereo da clula ativa, como veremos mais adiante.

Clula de seleo de planilha: a interseco entre a letra referente a uma coluna e o nmero de uma linha linha.

Cabealho de colunas: identifica o nome de uma coluna que vai de A at IV, totalizando 256 colunas.

Clula: o espao reservado no Excel para a entrada de dados. Essa entrada aceita tipos especficos de informao, como texto (alinhado esquerda), nmeros (alinhados direita), datas e funes.

Do lado esquerdo, temos a numerao de linhas, que vai de 1 a 65536. J do lado direito, h a scrool bar, ou barra de rolagem.

Abaixo da grade de clulas, temos:

Botes de navegao de planilha: servem para navegao em um grande nmero de planilhas, j que, em uma nica pasta do Microsoft Excel, voc pode trabalhar com um nmero infinito de planilhas, de acordo com a memria de sua mquina.


Abas de planilhas: so as planilhas disponveis no momento. Por padro, trs so abertas a cada nova pasta.

Por ltimo, temos a barra de status com informaes que variam de acordo com o momento do trabalho.

Dica: clicando com o boto direito do mouse sobre a barra de status, o menu suspenso de exibio resumida ser apresentado. Nele, voc ter informaes sobre auto-soma, mdia e afins, apresentados na barra de status, de acordo com a sua necessidade.

Segredos do ExcelCom o conhecimento da interface que temos em mos, devemos, agora, pensar na

maneira mais adequada de utiliz-la. Para isso, apresentamos algumas dicas rpidas, mas essenciais, para conhecer e distinguir pequenos detalhes desta ferramenta:

Cursores

Os cursores so as setas, que mudam de acordo com a aplicao que estamos desenvolvendo. No Excel, a sua funcionalidade envolve desde a modificao de tamanho at a aplicao de listagem.

Quando selecionamos uma clula, ela apresentada da seguinte maneira:


Segredos do Excel

O cursor-padro apresenta formato de cruz preenchida e indica que voc poder navegar entre as clulas da maneira que bem entender. Ao clicarmos e arrastarmos o mouse, apenas pintaremos as clulas, selecionando aquelas que desejarmos.

Quando acessamos o menu rpido com o boto direito do mouse, o cursor transforma-se em uma seta que indica o item que ser escolhido. O mesmo vale quando acessamos as barras de ferramentas.

Quando dimensionamos uma clula manualmente, o cursor se transforma em uma seta em formato direcional, permitindo arrastar a linha ou a coluna determinada para qualquer um dos lados indicados.

Dica: Se mantivermos a tecla Ctrl pressionada enquanto clicamos sobre as c-lulas, poderemos selecion-las de maneira aleatria, como mostra a Figura 2.8:

Ao trabalharmos com listagens, utilizaremos o n de clula:

Esse n indica a posio em que podemos segurar a clula para arrast-la e, assim, copiar seu contedo. Note que, ao movimentarmos a clula por meio do n, o cursor altera sua forma para uma cruz, e no para o formato de seta de movimentao, conforme as figuras a seguir:


Dica: Ao selecionarmos o n da clula para copiar seu contedo e arrast-lo para o interior de outra clula, apagaremos a rea selecionada.

Pode conter uma funo e apresentar um valor:

Grade de clulas

Quando nos referimos grade de clulas, preciso salientar que nem sempre o que visvel representa exatamente o seu contedo. O contedo de uma clula pode, inclusive, ultrapassar o seu limite, invadindo outra clula vazia:


Segredos do Excel

ou conter n tipos de dados, que so:

Alm disso, uma planilha pode ter vrios formatos, inclusive, sem a presena das grades, e at apresentar uma formao nica, como mostra a imagem a seguir:


Referncias e intervalos

No Excel, importante saber como referir-se a um endereo e a um intervalo de clulas para o uso correto de frmulas e funes. Uma clula um campo delimitado e um intervalo um agrupamento de clulas. Por exemplo:

Uma clula que representada pela coluna A e linha 1, tem como endereo A1.

Uma lista de nomes que comea na linha A2 e termina na linha A5 tem como intervalo as clulas A2:A5. Ou seja, leia-se os dois pontos como at.

Existem dois tipos de referncias a uma clula: a referncia relativa e a absoluta.

Referncia relativa: ao criar uma frmula, as referncias a clulas ou inter-valos geralmente se baseiam em sua posio em relao clula que contm a frmula. No exemplo a seguir, a clula B6 contm a frmula =A5; o Microsoft Excel localiza o valor uma clula acima e outra esquerda da clula B6. Este procedimento chamado de referncia relativa.

Quando voc copia uma frmula que usa referncias relativas, o Excel faz os ajustes necessrios na frmula colada para fazer referncia a clulas diferentes em relao posio da frmula. No exemplo a seguir, a frmula na clula B6 =A5 , que est uma clula acima e esquerda de B6, foi copiada para a clula B7. O Excel ajustou a frmula na clula B7 para =A6, que faz referncia clula que est uma clula acima e esquerda da clula B7.

Referncias absolutas: se voc no deseja que o Excel ajuste as referncias ao copiar uma frmula para uma clula diferente, use uma referncia absoluta. Por exemplo, se a frmula multiplicar a clula A5 pela clula C1 (=A5*C1) e voc copi-la para outra clula, o Excel ajustar ambas as referncias. Voc pode criar uma referncia absoluta para a clula C1 colocando um cifro ($) antes das partes que no so alteradas, procedendo da seguinte forma:

=A5*$C$1


Segredos do Excel

Alternar entre referncias relativas e absolutas: se voc criou uma frmula e deseja alterar as referncias de relativas para absolutas (ou vice-versa), selecione a clula que contm a frmula. Na barra de frmulas, selecione a referncia que voc deseja alterar e pressione F4. Toda vez que F4 for acionado, o Excel alternar entre as combinaes: coluna absoluta e linha absoluta ($C$1); coluna relativa e linha absoluta (C$1); coluna absoluta e linha relativa ($C1) e coluna relativa e linha relativa (C1). Por exemplo, ao selecionar o endereo $A$1 em uma fr-mula e pressionar F4, a referncia passar a ser A$1. Pressione F4 novamente e a referncia passar a ser $A1, e assim por diante.

Como manusear o Excel

1. Para comear, inicie o Microsoft Excel por meio do menu Iniciar > Pro-gramas > Microsoft Excel.

2. Insira, na primeira linha, os seguintes dados: Nome, Data de Nascimen-to, Cdigo, Telefone e Email. No se preocupe com a formatao. Note que, em determinados campos, uma clula ficar sobreposta a outra, problema que resolveremos a seguir.

3. Para arrumar o tamanho das colunas, (auto-dimensionar), selecione toda a rea da planilha que contenha dados. Para isso, leve o cursor at a clula A1, man-tenha a tecla Shift pressionada e clique na ltima palavra que deseja selecionar.

D duplo clique na haste da coluna B (lembre-se do formato do cursor) para dimensionar automaticamente todas as colunas.

4. Para organizar o nosso trabalho, daremos a essa planilha o nome de Agenda. Faa o seguinte: d duplo clique no nome Plan1 e escreva Agenda, pressionando Enter em seguida.


5. Vamos preencher nossa agenda, ou seja, incluir itens nos campos que foram criados e, em seguida, repetir o processo de auto-dimensionar a planilha, como fizemos anteriormente.

Com a tabela devidamente preenchida e dimensionada, ser mais fcil aplicar uma formatao.

6. Selecione toda a coluna Telefone, clicando no rtulo (ou seja, na letra D). Em seguida, pressione Ctrl + 1 (tecla de atalho para formatar a coluna).


Segredos do Excel

7. Na janela Formatar Clulas, escolha os itens Especial e Telefone e, em seguida, clique em OK.

8. Depois, faa o mesmo para o campo Data de Nascimento, s que escolha o item correspondente a data, alm de outro que melhor se ajuste quele campo.

Lembre-se: a idia que voc vasculhe todo o ambiente do Microsoft Excel e leia atentamente as dicas que so exibidas na tela. Em cada um dos quadros, so informados os itens e a maneira de proceder no seu manuseio.

A tecla F1 tem uma funo importante: abrir o menu Ajuda, que o melhor tira-dvidas de qualquer software, trazendo exemplos e, ainda, multiplicando as possibilidades de ao para cada um dos itens pesquisados.

Toda a formatao dessa seqncia foi feita utilizando-se apenas o box For-matar clulas, que, no decorrer deste livro, ser utilizado vrias vezes. Tente, agora, conhecer as possibilidades oferecidas por ele.

Objetos de auxlio

Alm das ferramentas-padro que so apresentadas no Excel, voc conta com a possibilidade de utilizar outros recursos a partir das barras de ferramentas, que ficam ocultas. Alm de facilitarem o trabalho, as barras tambm podem ser configuradas de acordo com a necessidade de cada usurio.

Alguns itens so essenciais para facilitar o trabalho; portanto, vamos adicion-los aps a apresentao de cada uma das barras de ferramentas.

Barras de ferramentasPara visualizar as barras de ferramentas disponveis, clique com o boto direito

do mouse sobre qualquer rea em branco das barras que j esto dispostas em sua tela. Ser apresentado um menu suspenso, no qual no se encontram todas as barras disponveis, apenas as mais utilizadas, que so a Padro e a Formatao.


1. Selecione a opo Personalizar.

2. A janela Personalizar ser exibida. Clique na guia Barra de ferramentas e selecione todas as opes disponveis.

3. A sua tela apresentar todas as barras de ferramentas do Microsoft Excel, conforme mostra a figura a seguir:


Segredos do Excel

Acrescente ferramentas teis ao dia-a-diaDesde que iniciamos nosso trabalho com o Excel, notamos que h uma

necessidade freqente de utilizarmos algumas ferramentas especficas, como a barra de ferramentas de mesclagem de clulas e de colagem de contedo.

As ferramentas de mesclagem ajudam a trabalhar dados que precisam de clulas unidas, e que sero identificadas pelo Microsoft Excel como nicas. J as ferramentas de colagem de contedo facilitam a cpia de resultados de clulas que contm frmulas apenas para o seu prprio resultado e no para a frmula total.

Adicionaremos uma barra de ferramentas com os seguintes botes:

Mesclar clulas Desfaz a mesclagem de clulas Mesclar atravs Colar valores Colar formatao

Para isso, faa o seguinte:

1. V at o menu Ferramentas > Personalizar > Barras de ferramentas. A seguir, clique em Nova.


Ao ser solicitado, d o nome de Comandos teis.

2. Agora, selecione a guia Comandos, na janela Personalizar (localizada no menu Ferramentas > Personalizar > Comandos). Selecione a categoria Editar e localize o comando Colar formatao.

3. Clique e arraste o boto para a barra de comandos teis que criamos. Observe o formato do cursor para saber se voc pode ou no colocar o boto na barra de ferramentas: o X indica que no, enquanto o + afirmativo.

4. Escolha, agora, a categoria Formatar. Localize os itens Mesclar clulas, Desfaz a mesclagem de clulas e Mesclar atravs e arraste-os para a barra de comandos teis.


Segredos do Excel

5. O resultado ser um menu de ferramentas teis, que o auxiliar em algumas tarefas rotineiras no Excel.

Como lidar com muitas informaes

Muitos usurios tm dificuldades para trabalhar com muitas planilhas ou com grandes quantidades de informaes dentro de uma s planilha, pois acabam se perdendo entre tantos dados existentes. Para evitar esse problema, existem di-versos recursos no Excel que facilitam a visualizao e a navegao entre colunas e linhas, e tambm entre as planilhas de uma mesma pasta.

PainisUm recurso bastante til a caixa de diviso. Trata-se de uma ferramenta

muito pequena que existe no Excel e que ignorada por muitos usurios. Na parte superior da barra de rolagem vertical, ou na extremidade direita da barra de rolagem horizontal, aponte para a caixa de diviso. Quando o ponteiro (cursor) se tornar um ponteiro de diviso, arraste a caixa de diviso abaixo ou esquerda para a posio desejada. Veja as figuras:


Segredos do Excel

Exibir vrias planilhas ou pastas de trabalho ao mesmo tempo 1. Para comear, abra as pastas de trabalho que voc deseja exibir.

2. Para visualizar vrias planilhas na pasta de trabalho ativa, clique em Nova janela no menu Janela. Alterne para a nova janela e clique na planilha desejada. Repita o procedimento para cada planilha que queira exibir.

3. No menu Janela, clique em Organizar.Em seguida, clique na opo que preferir.

4. Para exibir planilhas somente na pasta de trabalho ativa, marque a caixa de seleo Janelas da pasta de trabalho ativa.

Dica: Para restaurar uma janela de pasta de trabalho para o tamanho com-pleto, clique em Maximizar, no canto superior direito.

A importncia dos dados26

A importncia dos dados

Criao de tabelas para bancos de dadosTodo dado que inserido em uma fatura no tem muita utilidade se no

puder ser lido a partir de um banco de dados. Em uma hiptese mais abrangente, devemos pensar que, um dia, nossa empresa crescer e que ser preciso incluir esses dados existentes em um sistema ERP (sistema integrado de gesto).

No Microsoft Office, o responsvel por esse gerenciamento de base de dados o Access. Entretanto, como todos os softwares do pacote se comunicam, nada melhor do que implementar as informaes necessrias no prprio Excel para facilitar a importao para o Access, e, depois, em um eventual crescimento da empresa, partirmos para o Microsoft SQL Server.

Atualmente, a concepo do que um banco de dados pode ser resumida como um conjunto de informaes armazenadas de maneira que, quando atu-alizadas, no perdem suas caractersticas principais e seus vnculos com o que j foi arquivado.

Para arquivar essas informaes, temos que garantir que elas no sejam re-dundantes, ento, atribumos cdigos a cada um dos itens. Por exemplo, em uma listagem de vendedores, cada um ter sua identificao nica e intransfervel, representada por um cdigo definido por ns, ou simplesmente, pelo nmero do CPF. No entanto, ainda pensando de maneira macro, quando trabalhamos com o CPF, estamos restringindo o cadastro para o Brasil. Nesse caso, o aconselhvel que seu campo principal seja mesmo um cdigo.

Para entender melhor essa parte, recomendamos uma pesquisa sobre mo-delagem de dados, o que no o foco do nosso projeto. Nossa preocupao apenas programar o Excel para que trabalhe integralmente em qualquer tipo de circunstncia. Nesse caso, criaremos uma planilha chamada Dados de Exportao na pasta Fatura. Em seguida, nomearemos cada coluna com um rtulo referente ao campo em questo, da seguinte maneira:

A importncia dos dados 27

Segredos do Excel

Voc j deve estar se perguntando: por que no inclumos todos os campos da fatura em questo? A resposta que, se trabalhssemos com todos os dados da fatura em uma nica tabela, teramos duplicidade de campos e, em nosso caso, o nmero do pedido j indica a relao dos dados cadastrados.

No entanto, como podemos fazer para que os dados sejam includos instan-taneamente quando preenchemos a fatura?

Para isso, dizemos ao Excel que os campos so iguais aos correspondentes clula da planilha Fatura, da seguinte forma:

Com isso, criamos uma tabela de fcil importao para um banco de dados, j que, neste caso, teramos que trabalhar diretamente com a planilha selecionada, e no com dados vinculados em vrias planilhas.

Utilizao de frmulasDurante todo o livro, trabalharemos com muitas frmulas, inclusive com

algumas do tipo aninhadas, ou seja, nada mais do que frmulas dentro de fr-mulas, cujo tamanho visivelmente maior.

Em nossa planilha Fatura, trabalharemos da seguinte maneira: quando a forma de pagamento sofrer alguma alterao, o valor do desconto tambm ser diferenciado, como mostra a tabela:

Formas de pagamento Desconto

1 vista, em dinheiro 30% de desconto

2 vista, em cheque 20% de desconto

3 Duas vezes 20% de desconto

4 Trs vezes Sem desconto

5 Carto Sem desconto


Dessa maneira, trabalharemos no campo Desconto da seguinte forma:

=SE(F28=0;0;SE(F29=1;(F28*30)/100;SE(F29=2;(F28*20)/100;SE(F29=3;(F28*20)/100;SE(F29>=4;0)))))

Sendo que F30 a forma de pagamento em ComboBox, que vem da listagem da planilha Consulta Dados Padronizados.

Para esclarecer melhor essa frmula, explicaremos sua ltima parte: se o valor da clula F28 for igual a zero, o valor do desconto de 0%; no entanto, se o valor da clula F29 for igual a um, que o cdigo correspondente ao pagamento vista em dinheiro, ento o valor de F28 ser multiplicado por 30 e dividido por 100, totalizando um desconto de 30%. Seno, ser preciso avaliar o valor da clula F29. Se for igual a dois, valor correspondente, na tabela, ao pagamento vista e em cheque, o valor de F28 ser multiplicado por 20 e dividido por 100, totalizando um desconto de 20%. Em ltimo caso, se o valor da clula F29 for maior ou igual a quatro, o valor do desconto ser de 0%.

Clulas e frmulas da planilha de fatura

Observe a clula B18, que corresponde ao primeiro item da lista de produtos. Nessa clula, faremos uma busca na planilha Consulta Dados Padronizados, para que o nome do produto retorne quando o seu cdigo for digitado no campo correspondente no caso, em A18.

Tambm teremos uma verificao para layout da planilha, pois, caso no exista um cdigo para ser procurado, o valor dessa clula dever ser --.

A consulta de procura feita por meio da funo PROC(); e a checagem, por meio da funo SE(). Por isso, conheceremos as duas funes antes de co-mearmos a inclu-las em nossa planilha.

A funo PROC() ProcuraA funo PROC() apresenta duas formas sintticas: a vetorial e a matricial.

A forma matricial examina o valor especificado na primeira linha ou coluna de uma matriz (tabela) e retorna um valor da mesma posio na ltima linha ou coluna da matriz. Use esta forma de procura para que determinados valores possam coincidir na primeira linha ou coluna da matriz.

A forma vetorial de procura, que ser adotada em nossa matriz, deve ser utilizada quando se quer especificar a posio da coluna ou linha.


Segredos do Excel

SintaxeA forma matricial seria:

PROC(valor_procurado;matriz)

O valor procurado um valor que PROC() localiza em uma matriz. Pode ser um nmero, um texto, um valor lgico ou uma referncia de nome associada a um valor.

Se a funo PROC() no puder localizar o valor procurado, ela usar o maior valor na matriz que for menor do que, ou igual ao valor procurado.

Se o valor procurado for menor do que o menor valor na primeira linha ou coluna (dependendo das dimenses da matriz), a funo PROC() retorna o valor #N/D.

Lembre-se de que matriz um intervalo de clulas que contm texto, nmero ou valores lgicos que desejamos comparar com o valor procurado.

Importante: os valores devem ser colocados em ordem ascendente: ...,-2, -1, 0, 1, 2, ...; A-Z; falso, verdadeiro. Caso contrrio, PROC() no fornecer o valor correto. Alm disso, textos em letras maisculas ou minsculas so equivalentes.

A funo SE() LgicaA funo SE() verifica se o valor existente em determinada clula ver-

dadeiro ou falso, e deve ser utilizada para conduzir testes condicionais sobre valores e frmulas.

Sintaxe

SE(teste_lgico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

Teste_lgico a ao que verifica se determinado item verdadeiro ou falso. Por exemplo, F28=100 uma expresso lgica; se o valor da clula F28 for igual a 100, a expresso verdadeira. Caso contrrio, a expresso falsa. Esse argumento pode usar qualquer operador da tabela que j tratamos h algumas pginas.

Valor_se_verdadeiro o valor retornado se o teste lgico for verdadeiro; pode, inclusive corresponder a outra frmula. J valor_se_falso o valor retornado se o teste lgico for falso.

Se teste_lgico for falso e valor_se_falso for vazio (ou seja, se houver uma vrgula aps valor_se_verdadeiro, seguida do parnteses de fechamento), o valor 0 (zero) ser retornado. O valor_se_falso tambm pode ser outra frmula.


Observaes:Voc pode aninhar at sete funes SE() como argumentos valor_se_verda-

deiro e valor_se_falso para construir testes mais elaborados. O Microsoft Excel fornece funes adicionais que podem ser usadas para

analisar os dados com base em uma condio. Por exemplo, para contar o nmero de ocorrncias de uma seqncia de caracteres de texto ou um nmero dentro de um intervalo de clulas, use a funo CONT.SE(); para calcular uma soma baseada em uma seqncia de caracteres de texto ou em um nmero dentro de um intervalo, use a funo de planilha: SOMASE(). Veja os exemplos:

Em uma planilha, a clula A10 contm uma frmula para calcular o or-amento atual. Se o resultado dessa frmula for menor que ou igual a 100, a funo seguinte exibir Dentro do oramento. Caso contrrio, a funo exibir Acima do oramento.

SE(A10C2;Acima do oramento;OK) igual a Acima do oramentoSE(B3>C3;Acima do oramento;OK) igual a OK

Suponha que voc queira efetuar uma classificao, atribuindo letras aos nmeros que so referenciados pelo nome Mdia. Consulte a tabela a seguir.


Segredos do Excel

Voc usaria o seguinte aninhamento:

SE(AverageScore>89,A,IF(AverageScore>79,B,SE(AverageScore>69,C,IF(AverageScore>59,D,F))))

No exemplo anterior, a segunda instruo SE tambm o argumento valor SE() falso para a primeira instruo SE(). Da mesma maneira, a terceira instruo SE() o argumento valor SE() falso para a segunda instruo SE().

Por exemplo, se o primeiro teste lgico (Mdia maior do que 89) for verda-deiro, A ser retornado. Se o primeiro teste lgico for falso, a segunda instruo SE avaliada e assim por diante.

Aninhamento de funes

Algumas vezes, voc precisar usar uma funo como um dos valores para executar operaes ou clculos dentro outra funo. Por exemplo, a frmula =SE(MDIA(F2:F5)>50,SOMA(G2:G5),0) usa uma funo aninhada MDIA e compara o resultado com o valor 50.

Retornos vlidosQuando uma funo aninhada usada como um argumento, ela retorna o mes-

mo tipo de valor que o argumento utiliza. Por exemplo, se o argumento retorna um valor VERDADEIRO ou FALSO, a funo aninhada retornar VERDADEIRO ou FALSO. Caso contrrio, o valor de erro #VALOR ser apresentado.

Se a mdia for Ento retornar

Maior do que 89 A

De 80 a 89 B

De 70 a 79 C

De 60 a 69 D

Menor do que 60 F


Limites no nvel de aninhamentoUma frmula pode ter at sete nveis de funes aninhadas. Quando uma

Funo B usada como argumento em uma Funo A, a Funo B uma funo de segundo nvel.

Dessa forma, a funo MDIA e a funo SOMA so funes de segundo nvel porque so argumentos da funo SE.

Uma funo aninhada na funo MDIA seria uma funo de terceiro nvel e assim por diante.

Para aninhar funesPara os principiantes no Excel, recomendvel utilizar o recurso assistente

das funes para aninhar frmulas. Dessa forma, os campos apropriados para incluir numerao ou itens da funo em uso recebero os dados das outras funes que voc deseja utilizar.

Para abrir o assistente de frmulas, clique no boto fx disponvel na barra de ferramentas.

Finalizao da planilha de vendas/faturaAgora que voc j conhece as funes bsicas para concluir as seqncias de

incluso da planilha, finalizaremos a planilha Estoque incluindo o restante das funes. A primeira delas a B18, que contm a seguinte frmula:

=SE(A18=0;--;PROC(A18;Consulta Dados Padronizados!$E$2:$E$99;Consulta Dados Padronizados!$F$2:$F$99))

Traduzindo:Se a avaliao da clula A18=0 for verdadeira, ento B18 receber o valor

verdadeiro de --. Entretanto, se for falsa, faremos a seguinte busca: o valor de A18 na planilha Consulta Dados Padronizados no endereo absoluto da coluna E2 at E99, local em que esto includos os cdigos dos produtos. Assim, retorna-remos o valor correspondente da mesma planilha Consulta Dados Padronizados, que se encontra na mesma linha do endereo absoluto F2:F99.

Utilizamos endereos absolutos nesse caso, pois copiaremos essa frmula para todas as dez linhas consecutivas linha B18. Isso significa que faremos o seguinte:


Segredos do Excel

B18=SE(A18=0;--;PROC(A18;Consulta Dados Padronizados!$E$2:$E$99;Consulta Dados Padronizados!$F$2:$F$99))

B19 =SE(A19=0;--;PROC(A19;Consulta Dados Padronizados!$E$2:$E$99;Consulta Dados Padronizados!$F$2:$F$99))

B20=SE(A20=0;--;PROC(A20;Consulta Dados Padronizados!$E$2:$E$99;Consulta Dados Padronizados!$F$2:$F$99))


At


Nossa prxima incluso de funo ser na coluna referente ao preo, pois queremos que o Excel busque automaticamente o valor cadastrado na planilha Consulta Dados Padronizados quando o cdigo for inserido no local correspon-dente. Sendo assim, teremos:

F18=SE(A18=0;--;PROC(A18;Consulta Dados Padronizados!$E$2:$E$99;Consulta Dados Padronizados!$G$2:$G$99))

At

F27 =SE(A27=0;--;PROC(A27;Consulta Dados Padronizados!$E$2:$E$99;Consulta Dados Padronizados!$G$2:$G$99))

Lembrando que nossa planilha Consulta Dados Padronizados est da seguinte maneira:


Em seguida, trabalharemos o sub-total da clula G18 da planilha Fatura, que conter a seguinte instruo:

G18=SE(F18=--;0;E18*F18)

Essa funo deve ser copiada at:

G27=SE(F27=--;0;E27*F27)

O campo Subtotal a pagar ter os seguintes dados:

F28 =SOMA(G18:H27)

O campo Forma de pagamento da planilha Fatura, como j vimos, contm a seguinte frmula:

F30=SE(F28=0;0;SE(F29=1;(F28*30)/100;SE(F29=2;(F28*20)/100;SE(F29=3;(F28*20)/100;SE(F29>=4;0)))))

E o valor total a pagar a subtrao do desconto do subtotal a pagar, portanto:

F31 =F28-F30


Segredos do Excel

Agora que finalizamos nossa planilha Fatura e temos conhecimento para inserir mais campos, adicionaremos o campo Prestaes, que apresenta variaes de texto para pagamento vista ou em duas ou trs vezes, como segue:

D32 = PrestaesF32 =SE(F29=3;2x;SE(F29=4;3X; vista))G32 =SE(F29=3;F31/2;SE(F29=4;F31/3;F31))

Assim, ficamos com o seguinte resultado:


Observao: Toda a planilha de Fatura foi produzida no Excel do Office 2000.

Solucionar problemas de valores de erro e frmulas

Caso uma frmula no entenda um resultado no qual est trabalhando, o Excel exibir um valor de erro. Por exemplo, os valores de erro podem ser o re-sultado do uso de texto quando uma frmula espera o uso de um valor numrico, ou da excluso de uma clula que referenciada por uma frmula, ou do uso de uma clula que no grande o suficiente para exibir o resultado.

Os valores de erro podem tambm no ocorrer devido frmula em si. Por exemplo, se uma frmula mostra #N/D ou #VALOR!, uma clula referenciada pela frmula poder conter o erro. Nesse caso, voc ter que localizar as clulas que fornecem valores de erro para outras frmulas, usando, para, isso as ferra-mentas de auditoria.

Os erros existentes no Excel so:

O erro #####Um valor de erro ##### ocorrer quando a clula contiver um nmero,

data ou hora mais extensos do que a clula, ou quando a clula possuir uma frmula de data e/ou hora que produza um resultado negativo.Para solucionar esse problema:

Aumente a largura da coluna: voc pode redimension-la, arrastando o limite entre os cabealhos de coluna, como j vimos no incio do livro.

Aplique um formato de nmero diferente: em alguns casos, voc pode alterar o formato do nmero da clula para que ele caiba dentro da largura de clula existente. Por exemplo, diminua o nmero de casas decimais aps a vrgula. Para isso, utilize a formatao de clula.

Certifique-se de que as frmulas da data e hora estejam corretas: ao subtrair datas e horas, tenha certeza de que voc criou a frmula corretamente. Se voc estiver usando o sistema de data 1900, as datas e horas no Excel devem apresentar valores positivos. Portanto, subtrair uma data ou hora posterior de uma data ou hora anterior causaria o erro #####.

Para usar o sistema de data 1900, clique em Opes, no menu Ferramentas, escolha a guia Clculo e desmarque a caixa de seleo Sistema de data 1904. Se a frmula estiver correta, embora o resultado seja um valor negativo, voc poder


Segredos do Excel

escolher um formato de nmero que no seja o de data ou hora para exibio na clula. Para isso, clique em Clulas no menu Formatar, selecione a guia Nmero e escolha um formato que no seja de data ou hora.

O erro #VALOR!O valor de erro #VALOR! ocorre quando o tipo de argumento, valores,

referncias de clula, nomes, rtulos ou funes que esto errados so usados na frmula, ou se o recurso de autocorreo de formulas no capaz de corrigi-la.

O que causa o erro #VALOR O que fazer:

Inserir texto quando a frmula requer um nmero ou valor lgico, como VERDADEIRO ou FALSO. O Excel no consegue converter o texto no tipo de dado correto.

Certifique-se de que a frmula ou funo esteja correta para o operando ou argumento necessrio, e que as clulas que so referenciadas pela frmula contenham valores vlidos. Por exemplo, se a clula A5 contiver um nmero e a A6 possuir o texto No disponvel, a frmula =A5+A6 retornar o erro #VALOR!. Para adicionar os dois valores, use a funo de planilha SOMA na frmula, da seguinte maneira (a funo SOMA ignora o texto):=SOMA(A5:A6)

Inserir ou editar uma frmula matricial e pressionar Enter.

Selecione a clula, ou intervalo de clulas, que contm a frmula matricial, pressione F2 para editar a frmula e pressione Ctrl + Shift + Enter.

Inserir uma referncia da clula, uma frmula ou uma funo como uma constante matricial.

Certifique-se de que a constante matricial no seja uma referncia da clula, frmula ou funo.

Fornecer um intervalo a um operador ou a uma funo que necessita de um valor nico, no de um intervalo.

Altere o intervalo para um valor nico. Altere o intervalo para incluir a mesma linha ou a mesma coluna que contm a frmula.


O erro #DIV/0!O valor de erro #DIV/0! ocorre quando uma frmula dividida por zero. Por

exemplo, isso acontece ao usar a referncia da clula para uma clula em branco ou para uma clula que contm zero como divisor (se um operando for uma clula em branco, o Microsoft Excel interpretar o valor em branco como um zero). O erro tambm ocorre quando tentamos inserir uma frmula que contm diviso explcita por zero por exemplo, =5/0. Ou ento, ao executar uma macro que usa uma funo ou uma frmula que retorna #DIV/0!.

O que fazer:

Altere a referncia da clula ou insira um valor diferente de zero na clula usada como divisor. Voc pode inserir o valor #N/D na clula referenciada como o divisor, que alterar o resultado da frmula de #DIV/0! para #N/D, a fim de denotar que o valor do divisor no est disponvel.

Para evitar que um valor de erro seja exibido, use a funo de planilha SE(). Se a clula usada como divisor estiver em branco ou contiver um zero, a funo SE() poder no exibir nada em vez de efetuar o clculo. Por exemplo, se a clula B5 contiver o divisor e A5, o dividendo, use =SE(B5=0,,A5/B5). As aspas representam uma seqncia de caracteres de texto vazia.

Altere o divisor para um nmero diferente de zero.

Certifique-se de que o divisor, na funo ou frmula, no seja zero ou no esteja em branco.

O erro #NOME?O valor de erro #NOME? ocorre quando o Microsoft Excel no reconhece

o texto em uma frmula.

Usar uma matriz que no vlida em uma das funes matriciais de planilha.

Certifique-se de que as dimenses da matriz estejam corretas para os argumentos matriciais.

Executar uma macro que insere uma funo que retorna #VALOR!.

Certifique-se de que a funo no esteja usando um argumento incorreto.


Segredos do Excel

O que causa o erro #NOME O que fazer:

Excluir um nome usado na frmula ou usar um nome que no existe.

Certifique-se de que o nome exista. No menu Inserir, aponte para Nome e, em seguida, clique em Definir. Se o nome no estiver listado, adicione-o, usando o comando Adicionar.

Digitar o nome incorretamente. Corrija o erro ortogrfico. Para inserir o nome correto na frmula, sele-cione o nome na barra de frmulas, no menu Inserir, aponte para Nome e, em seguida, clique em Colar. Na caixa de dilogo Colar nome, clique no nome que voc deseja usar e em OK.

Usar um rtulo em uma frmula.

No menu Ferramentas, clique em Opes e, em seguida, na guia Clculo. Em Opes da pasta de trabalho, marque a caixa de seleo Aceitar rtulos em frmulas.

Digitar o nome de uma funo incorretamente.

Corrija o erro ortogrfico.Insira o nome correto da funo na frmula, usando a caixa de criao de frmulas.Se a funo de planilha for parte de um progra-ma suplementar, este deve estar carregado.

Inserir texto em uma frmula sem coloc-lo entre aspas. O Microsoft Excel tenta interpre-tar a entrada como um nome, embora voc tivesse intenso de us-la como texto.

Coloque o texto entre aspas na frmula. Por exemplo, a frmula a seguir agrupa o texto Aquantia total com o valor na clula B50: =A quantia total &B50.

Omitir dois pontos (:) em uma referncia de intervalo.

Certifique-se de que todas as referncias de intervalo na frmula usem dois-pontos (:). Por exemplo, SOMA(A1:C10).

O erro #N/DO valor de erro #N/D ocorre quando um valor no se encontra disponvel

para uma funo ou frmula.


Se determinadas clulas da planilha contm dados que ainda no esto dis-ponveis, insira o valor #N/D nessas clulas. As frmulas que fazem referncia a elas retornaro #N/D em vez de calcular um determinado valor.

Vamos supor alguns exemplos:

Fornecer um valor inadequado para o argumento procura_valor, na funo de planilha PROCH(), PROC(), CORRESP(), ou PROCV().

Usar a funo de planilha PROCV(), PROCH() ou CORRESP() para localizar um valor em uma tabela no classificada.

Como resolver estes casos:

Certifique-se de que o argumento procura_valor seja o tipo correto de valor por exemplo, uma referncia de clula, mas no uma referncia de intervalo.

Voc pode usar o assistente de pesquisa para criar uma frmula de pesquisa.

Por padro, as funes que procuram informaes em tabelas devem ser classificadas em ordem crescente. No entanto, as funes de planilha PROCV() e PROCH() contm um argumento intervalo_procura que instrui a funo na loca-lizao de uma correspondncia exata, mesmo se a tabela no estiver classificada. Para localizar uma correspondncia exata, defina o argumento intervalo_procura como FALSO para solucionar o problema.

Outra possvel causa do erro #N/D quando a funo de planilha COR-RESP() contm um argumento tipo_correspondncia, que especifica a ordem na qual a lista deve ser classificada para localizar a correspondncia. Se a funo no puder encontr-la, procure alterar o argumento tipo_correspondncia.

Usar um argumento, em uma frmula matricial, que no possui o mesmo nmero de linhas ou colunas do intervalo que contm a frmula matricial tambm gera o erro. Se a frmula matricial for inserida em vrias clulas, certifique-se de que os intervalos referenciados pela frmula possuam o mesmo nmero de linhas e colunas. Por exemplo, se a frmula matricial foi colocada em um intervalo de 15 linhas (C1:C15) e ela faz referncia a um intervalo de dez linhas (A1:A10), o intervalo C11:C15 exibir o valor de erro #N/D. Para corrigir este erro, insira a frmula em um intervalo menor (por exemplo, C1:C10) ou altere o intervalo ao qual a frmula faz referncia para o mesmo nmero de linhas (por exemplo, A1:A15). Este erro tambm surge quando omitimos um ou mais argumentos para uma funo de planilha interna ou personalizada. Para solucionar esse problema, insira todos os argumentos na funo.


Segredos do Excel

Tambm provvel que tenha sido utilizada uma funo de planilha personalizada que no est disponvel. Certifique-se de que a pasta de trabalho que contm a funo de planilha esteja aberta e que a funo esteja funcionando devidamente. Um erro desse tipo comum quando se executa uma macro que insere uma funo que retorna #N/D.

Certifique-se de que os argumentos na funo estejam corretos e naposio certa.

O erro #REF! O valor de erro #REF! aparece quando uma referncia da clula no

vlida. Por exemplo: excluir clulas referenciadas por outras frmulas, ou colar clulas movidas sobre clulas referenciadas por outras frmulas, ou, ainda, usar uma referncia remota a um aplicativo que no est sendo executado ou a um tpico de Intercmbio Dinmico de Dados (DDE), como sistema, que no se encontra disponvel.

Para solucionar esse problema, altere as frmulas ou restaure as clulas na planilha, clicando em Desfazer logo aps a excluso ou colagem das clulas. Caso contrrio, inicie o aplicativo. Certifique-se de que voc esteja usando o tpico de DDE correto.

O erro #NM!O valor de erro #NM! ocorre quando existe um problema com um nmero

em uma frmula ou funo.

O que causa o erro #NUM O que fazer:

Usar um argumento inaceitvel em uma funo que necessita de um argumento numrico.

Certifique-se de que os argumen-tos usados na funo sejam os tipos corretos.

Usar uma funo de planilha que se repete, como TIR() ou TAXA(), e a funo no consegue encontrar um resultado.

Use um valor inicial diferente para a funo de planilha.

Inserir uma frmula que produz um nmero muito grande ou muito pequeno para ser representado no Microsoft Excel.

Altere a frmula de modo que o seu resultado fique entre 1*10307 e 1*10307 .


O erro #NULO!O valor de erro #NULO! ocorre quando voc especifica uma interseco entre

duas reas que no apresentam essa integrao. Por exemplo: usar um operador de intervalo incorreto ou referncia de clula incorreta.

Verifique se h erros de digitao na referncia aos intervalos, ou ento, para fazer referncia a duas reas que no tm interseco, use o operador de unio, a vrgula (,), de maneira que a frmula somar dois intervalos; certifique-se de que haja uma vrgula separando os dois intervalos (SOMA(A1:A10,C1:C10)). Se a vrgula for omitida, o Microsoft Excel tentar somar as clulas comuns aos dois intervalos, mas A1:A10 e C1:C10 no possuem clulas em comum porque no se cruzam.

Excel na prtica 43

Segredos do Excel

Excel na Prtica

Iniciao de um projetoAgora que temos uma viso do Excel e de suas principais ferramentas, est na

hora de aplic-las e desenvolver algumas das funcionalidades do programa. Para isso, retomaremos o projeto proposto nas primeiras pginas do livro.

Planilha de vendasBasicamente, teremos algumas informaes em uma planilha de vendas que

sero fundamentais em todo o processo. Essas informaes incluem desde o pedido de compra at a impresso do relatrio e a concluso grfica de aumento ou decrscimo das vendas.

H diversas formas de trabalhar esse processo: a primeira delas utilizar um modelo e adapt-lo para a necessidade de nossa empresa. O outro mtodo desenvolver a planilha desde o incio e incluir informaes nicas para cada um dos processos da empresa.

Vamos entender o significado de processo: dentro de um sistema organiza-cional, trabalhamos com um nmero indefinido de funcionrios, que tm por objetivo alcanar a mesma meta, ou seja, o objetivo da empresa. Essa meta desenvolvida de acordo com a personalidade imposta desde a sua criao. Isso significa que uma empresa, pessoa jurdica, tem uma personalidade que composta por fatores integrantes do seu meio, assim como uma pessoa tem seu carter e valores adequados pelo ambiente social e psicolgico que a rege.

Cada um desses fatores, ou seja, cada funcionrio, d empresa uma fonte de informaes para gerar uma lucratividade que precisa ser controlada e desenvolvida, e cada um deles funciona como uma pequena engrenagem dentro de uma grande mquina chamada empresa.

Essas engrenagens, por sua vez, no podem ser ligadas diretamente a uma pessoa, mas sim a uma funo. Essa funo transforma-se em um departamento que responsvel por determinados tipos de aes.

As aes exercidas por esse departamento ou grupo de pessoas o que defi-nimos como processo, afinal, para alcanarem o mesmo objetivo, todos precisam trabalhar juntos e conversar entre si com o mesmo propsito.

Excel na prtica44

Essa conversa interna de cada departamento segue uma linha lgica, que definida de acordo com o desenvolvimento da empresa e das informaes agregadas a cada etapa de seu crescimento. Um novo diretor implementa uma correo, um novo departamento mostra um jeito diferente de fazer o que j era realizado antes... e assim por diante.

O processo nico, ou seja: independente de quem o executa (ferramenta ou pessoa), os mtodos para se atingir ao objetivo visado so os mesmos, mas adaptveis a cada uma das situaes.

Suponhamos o exemplo de clculo de juros. Sabemos que, para cada venda feita a prazo, ou para cada pagamento em atraso, necessrio acrescentar juros. Dessa forma, precisamos dar nome aos bois, ou seja, para calcular juros de R$ 0,12 por dia antes de 30 dias e aps, ser preciso calcular uma taxa de 2% ao ms + os mesmos R$ 0,12. Considerando-se que, por exemplo, um determinado valor est em uma clula do Excel e os dias em atraso esto em outra, eis a frmula:

=IF(C2=30;B2*2%;B2))+B2+C2*0,12

Para traduz-la, pensaremos no seguinte:

A clula correspondente, na qual digitamos a frmula = (igual) seguinte verificao:

Se o contedo de C2 menor que 30, guarde o valor zero na memria, somando-o ao valor de B2 + C2 e multiplicando-o por R$ 0,12.

Entretanto, se o contedo de C2 no menor que 30, verifique se o valor de C2 maior ou igual a 30. Se assim for, multiplique-o por 2%, caso contrrio, multiplique o valor de B2 + B2 + C2 por R$ 0,12.

A princpio, esse raciocnio pode parecer difcil. Mas a traduo constante das funes e a adaptao daquilo que voc quer fazer para o papel facilitar o processo de desenvolvimento de suas planilhas, evitando redundncia ou esforos desnecessrios.

Pense que, ao aplicar uma frmula no Excel, voc est trabalhando o reci-piente de um valor varivel, que dever conter qualquer valor atribudo a ele e que, ainda, dever saber como tratar esse dado.

Incio do processo de criao de uma planilha de vendas Por meio de um modeloPara utilizar um modelo disponvel para o Excel, temos algumas alternativas.

possvel adquiri-lo no site da prpria Microsoft ou utilizar os que j acompa-nham a ferramenta.

Excel na prtica 45

Segredos do Excel

Para obt-los no site da Microsoft, acesse o endereo: http://office.microsoft.com/pt-br/templates/default.aspx.

Desenvolvimento de um modelo de faturaMunidos dos exemplos, precisamos desenvolver um modelo de acordo com

nossas necessidades. Para a pasta de fatura de vendas que ser criada, pensaremos no processo da seguinte maneira:

Um cliente chega ao balco de uma livraria e diz: Gostaria de levar trs livros. O pocket Segredos do Excel e o Aprenda Excel sem fazer esforo.

Em seguida, a atendente abrir o Microsoft Excel e ter diante dela uma tela para preenchimento do pedido, com todos os campos possveis para a compra que est sendo efetuada. Em nosso exemplo, temos os campos Nmero do Pedido, CPF/CNPJ, Nome do Cliente, Endereo, Nmero, Complemento, Cidade, Estado, Pas, Telefone, Vendedor, Cdigo do Produto, Nome do Produto, Valor Unitrio, Quantidade, Subtotal a pagar, Desconto, Forma de pagamento e Valor a pagar.

Para complicar um pouco a nossa histria, a descrio dos campos foi escrita no Bloco de Notas do Windows. O arquivo est dentro da pasta Meus docu-mentos > Loja, sendo que nossa inteno aproveitar as funcionalidades do Excel para no digitar todos esses dados novamente, mas sim copi-los a partir do arquivo que criamos.

Pronto para comear?

Busca de dados de um documento TXT1. Em primeiro lugar, abra o programa a partir do menu Iniciar > Executar.

No prompt que aparecer, digite o termo Excel e pressione Enter.

2. Pressione Alt + A para abrir o menu Arquivo e, em seguida, pressione S para abrir a janela Salvar como.

3. Na pasta Meus documentos > Loja, salve a pasta do Excel com o nome Fatura. Em seguida, acesse o menu Dados > Obter dados externos > Importar arquivos de texto.

4. Na janela Importar arquivos de texto, selecione o documento txt que possui as informaes que deseja importar. Feito isso, clique em Importar.

5. O assistente de importao de texto ser executado.

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Assistente o nome dado funo dos aplicativos do Windows que tm como papel orientar o usurio na execuo de uma tarefa. Dentro dos aplicativos da Microsoft, existem muitos assistentes (tambm conhecidos como Wizards) que facilitam o desenvolvimento de diferentes processos.

Existem algumas opes no assistente de importao de texto que esto delimitadas, ou seja, desenhadas em tabelas virtuais (informaes separadas por vrgula, ponto e vrgula ou barra) ou ajustadas para campos com largura fixa, quando no existem delimitadores, mas o espao entre um campo e outro distinto e pode ser usado como desenho.

6. Na primeira etapa do Assistente de importao de texto, escolheremos a opo Delimitado e deixaremos a forma-padro no restante dos campos, clicando em Avanar.

7. Na segunda etapa, escolheremos a opo de campos separados por vrgula e desmarcaremos as demais (o padro Tabulao). Clique em Avanar.

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Segredos do Excel

8. Na terceira etapa, devemos manter os padres, pois os campos que impor-tamos so voltados somente para rtulos de colunas, e no precisam ser definidos como texto, data ou nmero. Clique em Concluir.

9. Em seguida, a janela Importar dados ser aberta e perguntar o local em que voc deseja salvar as informaes do Excel. Clique em Propriedades.

10. A janela Propriedades do intervalo de dados externos ser aberta. Desmarque a opo Salvar definio de consulta. Ela informa ao Microsoft Excel que os dados da planilha devem ser atualizados junto ao arquivo a cada vez que ele for carregado, criando vnculos em um arquivo txt, o que no necessrio neste caso especfico.

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11. Agora, clique em OK , e em OK novamente, para incluir os dados do arquivo txt na clula definida na janela Intervalo de dados externos, que, por padro, A1.

12. Feito isso, salve a pasta de trabalho.

Com os campos includos na planilha, j podemos, finalmente, trabalhar as funes e os dados da fatura.

Manipulao de rtulosNo queremos que nossa fatura fique na horizontal, portanto, temos que

mover cada um dos rtulos que o Excel importou em colunas para linhas. Assim, clique em cada um dos rtulos e arraste-os para a posio desejada, at obter uma planilha com a seguinte formatao:

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Para visualizar o posicionamento dos campos da fatura, pintaremos o fundo das clulas com a cor branca.

Visualizao da rea tilPara visualizar a rea til do papel, faa o seguinte:

1. Acesse o menu Ferramentas > Opes. Na guia Exibir, selecione a opo Quebras de pgina.

2. Linhas pontilhadas indicaro o local onde termina a rea til de impresso da sua pgina, de acordo com as configuraes de papel que podem ser ajustadas no menu Arquivo > Configurar pgina.

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3. Selecione toda a rea de pgina e pressione Ctrl + 1 para abrir a opo de formatao de clulas.

4. Selecione a guia Padres e a cor Branca, clicando, em seguida, no boto OK.

Agora, estamos trabalhando visualmente, o que facilita o posicionamento das informaes que temos em nossa fatura. Entretanto, ainda ser preciso obter a figura que contm o logotipo da empresa.

Como inserir uma figuraPara adicionar a imagem desejada, selecione a opo do menu Inserir >

Figura > Do arquivo.

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Segredos do Excel

Feito isso, escolha a figura e clique em Inserir. Ao clicar sobre os ns laterais da figura, voc poder redimension-la de acordo com o tamanho do documento. Arraste-a para o local que desejar.

Remoo de espaos laterais de um texto: funo Arrumar()Repare que nossos campos apresentam um espao em branco antes de iniciar

o texto, a partir da dcima linha. Neste caso, precisamos remover esse espao. A boa notcia que existe uma funo no Excel para realizar essa tarefa automa-ticamente. Acompanhe:

Excel na prtica52

1. Em uma clula qualquer, digite =Arrumar(clula de que deseja remover o espao). Em nosso exemplo, faremos o seguinte: na clula C9, digitaremos =Arrumar(A9).

2. Em seguida, copiaremos a funo at a clula da linha 26. Para isso, arrastaremos o n de clula at l.

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Segredos do Excel

Dessa forma, exclumos todo o contedo em branco da clula. Entretanto, se tentarmos apenas mover o contedo da frmula para o local em que se encontra o problema, ou seja, substituir o trecho C9:C26 pelo A9:A26, aparecer um erro. Isso acontece porque a funo Arrumar() coleta os dados da rea A9:A26. Para evitar isso, utilizaremos o boto Colar especial.

Cpia do resultado de uma funo1. Selecione o trecho que apresenta o resultado da funo e clique no menu

Editar > Copiar ou pressione Ctrl + C.

2. Posicione o cursor na primeira clula que deseja substituir.

3. Agora, clique no menu Editar > Colar especial.

4. Selecione a opo Valores e clique em OK.

5. Feito isso, apague o contedo da rea C9:C26 e pronto!

Excel na prtica54

Organizao da planilhaPara organizar e dar um toque especial sua planilha, ser necessrio arrumar

todos os campos, de modo que o visual facilite o acesso dos usurios.Nesta etapa, importante lembrar que os dados aparecero de forma lgica

e que o sentido de cada um dos campos dentro da tabela dever facilitar o raciocnio de quem a utilizar.

Para marcar o nome da empresa, o logotipo dever permanecer no topo da pgina. Caso voc queira ajust-lo de maneira adequada, d duplo clique sobre a imagem inserida. Dessa forma, ser aberta a janela Formatar figura.

Na janela de formatao de figura, temos as guias Cores e linhas, Tamanho, Figura, Proteo, Propriedades e Web, as quais sero detalhadas a seguir.

Cores e linhasA guia Cores e linhas fornecer contorno ou preenchimento para nossa

imagem. Por padro, a importao feita sem preenchimento e sem linha mas, em nosso caso, isso no ser adotado. Entretanto, possvel adicionar uma borda a qualquer objeto de figura que seja includo na planilha.

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Segredos do Excel

TamanhoNa guia Tamanho, possvel padronizar de maneira numrica qualquer

imagem que ser includa. Podemos dimension-la por meio de unidades de medida ou de porcentagem, ou mesmo restaur-la ao tamanho original, caso a alterao tenha ocorrido por acidente.

FiguraEsta guia responsvel pelo corte de uma imagem que foi importada para

a planilha, ou seja, caso voc tenha um trecho da imagem que deseja ocultar, basta apar-la em um de seus quatro lados.

Tambm nesta guia que podemos adicionar diferentes tipos de visualizao de cor, sendo que a opo mais procurada a Marca dgua, que aumenta o brilho da imagem para torn-la desbotada. Veja a figura:

ProteoA opo de proteo de imagem (trava), como explicado na prpria descrio

da tela, no ter efeito caso a planilha no esteja protegida. Mas, se esta opo j estiver habilitada, a imagem no poder ser deslocada. Entretanto, devemos nos lembrar de que uma planilha protegida pode causar alguns inconvenientes para o usurio, que dever utilizar-se dela de maneira aberta para efetivar alteraes. Assim sendo, recomenda-se que essa opo seja utilizada somente ao trmino da edio da pasta de trabalho.

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PropriedadesEm Propriedades, podemos definir fatores como o dimensionamento

automtico da imagem junto clula, ou apenas informar que tal imagem no ser impressa junto com a planilha. Tambm possvel acrescentar essa opo nas propriedades do Excel, com a diferena de que essa alterao ser feita para todas as planilhas, inclusive as subseqentes.

Se houver alguma interrupo durante a impresso de figuras de sua planilha, podem estar ocorrendo trs problemas: o vnculo da imagem foi perdido, a opo de no-impresso est habilitada, ou as configuraes da impressora esto impedindo a impresso. Para cada um desses casos, a soluo seria, respectivamente: adicionar a figura ao documento novamente, habilitar a funo de impresso de imagem na pasta, ou no Excel, e checar as opes de configurao de impressora no Painel de controle do prprio Windows.

WebA guia Web s possibilita (na verso 2000 do Excel) a incluso da tag Alt na

imagem inserida, ou seja, quando passamos o mouse sobre a imagem, aparecer um texto que dever ser includo nesse campo.

Como a imagem que inserimos em nosso trabalho o logotipo da empresa, no ser preciso edit-la, portanto, passaremos ao posicionamento e ao formato da planilha. Arraste os campos para o local desejado se preferir, siga o modelo apresentado na seqncia. Observe que as implementaes de formatao so aplicadas de acordo com o posicionamento das linhas de rtulo e indicao para agilizar o trabalho. Neste caso, em vez dos menus, utilizaremos as barras de ferramentas existentes no painel frontal do Excel. Acompanhe:

Excel na prtica 57

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O boto Mesclar atravs

O boto Mesclar atravs, que inserimos inicialmente em nossa barra de ferramentas teis, apresenta uma funo interessante para o dimensionamento da planilha. Com ele, possvel mesclar inmeras colunas, de uma nica vez, por meio de linhas, ou seja, possvel traar linhas para clulas nicas com um nico clique, conforme mostram as figuras a seguir:

Excel na prtica58

Note que, ao trmino de nosso layout, a planilha Fatura tornou-se visvel em toda a tela. Alm disso a mesclagem foi utilizada para preencher vrios campos de modo integral, como por exemplo: Nome do cliente, cujo intervalo C:H uma clula; CPF/CNPJ, cujo intervalo C:D outra clula; Nmero do Pedido, cujo intervalo G1:H4 apenas uma clula etc.

Esses valores entram na planilha seguinte, que servir como alimentao de nossa tabela para um banco de dados e tambm para a requisio de valores que sero padronizados de acordo com a nossa necessidade.

possvel desenvolver incialmente o layout, para, depois, incluir as frmulas, for-mataes e observaes necessrias planilha, como faremos nos prximos passos.

Incluso de funes e frmulasCom a planilha devidamente organizada, precisamos, agora, priorizar sua

funcionalidade. Dessa forma, incluiremos as frmulas para que o usurio no tenha que formular contas aps preencher cada clula.

Comearemos pelo campo Sub-Total, que representa a quantidade do produto multiplicada por seu valor unitrio. Portanto, a frmula utilizada :

=QTD * $ Unitrio

Ou, em nosso exemplo, G18 ser: =E18*F18.

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Operadores de clculos em frmulas

Os operadores especificam o clculo nos elementos de uma fr-mula. O Excel apresenta quatro tipos diferentes de operadores:

Operadores aritmticos: efetuam operaes matemticas bsi-cas, como adio, subtrao ou multiplicao, alm de combinar nmeros e produzir resultados numricos.

Operador aritmtico Significado Exemplo

+ (sinal de adio) Adio 3+3

- (sinal de subtrao) SubtraoNegao

3-1-1

* (sinal de multiplicao) Multiplicao 3*3

/ (sinal de diviso) Diviso 3/3

% (smbolo de porcentagem) Porcentagem 20%

^ (smbolo de exponenciao) Exponenciao 3^2 (igual a 3*3)

Operadores de comparao: comparam dois valores, a fim de que o resultado seja um valor lgico, VERDADEIRO ou FALSO.

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Operador de comparao Significado Exemplo

= (sinal de igual) Igual a A1=B1

> (sinal de maior do que) Maior do que A1>B1

< (sinal de menor do que) Menor do que A1= (sinal de maior ou igual a) Maior ou igual a A1>=B1

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Segredos do Excel

Em seguida, copiaremos a frmula, arrastando o n de clula at o endereo G28, no qual, graas ao endereo relativo, o Excel ajustar automaticamente os valores correspondentes a cada um dos campos. Observe:

Opes e Banco de DadosGraas ao recurso de trabalhar inmeras planilhas no Excel, podemos lidar

com vrios formatos referentes incluso de dados em um banco de informaes, ou, simplesmente, consultar listagens que sero includas em outras pginas.

Para isso, voc pode automatizar o seu sistema de maneira que a pgina principal, ou seja, o formulrio, seja apenas um layout para facilitar infinitas consultas em outras planilhas. Vamos tentar?

1. Clique sobre a guia Plan2, que fica na parte inferior do Excel.

2. Insira uma listagem de campos, como, por exemplo:

A1 Nome do Vendedor:A2 Vendedor 1A3 Vendedor 2A4 Vendedor 3

Excel na prtica62

O nmero de linhas suspensas ilustrativo, e definir, apenas, quantas opes aparecero logo abaixo do primeiro item do Combo Box. Se o nmero de itens for inferior ao de linhas suspensas, aparecer somente o nmero de itens.

6. Defina, agora, o intervalo de entrada, que a listagem na segunda planilha, de A2 at A4. No se esquea de definir tambm o vnculo da clula G4, no qual foi desenhado o Combo Box.

3. Agora, abra a barra de ferramentas Formulrios. Clique com o boto direito do mouse sobre uma rea livre da barra de ferramentas e escolha a opo. Selecione o boto Caixa de combinao.

4. Desenhe, na clula desejada da planilha Formulrio, o tamanho ideal para sua caixa de combinao, que conter os nomes dos vendedores. Em seguida, clique com o boto direito do mouse e escolha a opo Formatar controle.

5. A caixa de formatao de controle aparecer na tela e pedir para incluir a listagem na qual se encontra o nome e o local em que ser colocada a informao relacionada quele item escolhido.

Excel na prtica 63

Segredos do Excel

7. Em seguida, clique em OK e o resultado ser o seguinte:

8. Agora, inclua as outras opes para vnculos de Combo, como Estado, Pas etc.

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Planilha Clientes

Concluda a primeira etapa do processo, agora devemos manipular os da-dos dos nossos clientes. Trabalharemos da mesma maneira que fizemos com a planilha Dados de Exportao em nossa fatura, s que, agora, focaremos mais as informaes sobre os clientes.

A entrada de dados possvel efetuar a entrada de dois tipos de dados em uma planilha: valores

(value) e rtulos (labels). Os ttulos so entradas de texto e os valores, entradas de nmeros ou frmulas.

Quando digitamos um dado na planilha, o Excel faz a identificao pelo primeiro caractere digitado, ou seja, se voc insere um caractere alfabtico de A at Z, este ser identificado como um rtulo. Mas se for digitado um nmero de zero a nove, ou smbolos matemticos como +, -, *, /, este ser interpretado como um valor.

Para efetuar a entrada de algum dado, necessrio que voc posicione o cursor na clula desejada. Neste momento, digite o contedo e, em seguida, pressione a tecla Enter para fornecer a entrada do dado na clula (aperte Esc caso queira cancelar a ao). Observe que, enquanto ocorre a digitao de algum dado em uma clula, so exibidos, na linha de edio, botes contendo um sinal X na cor vermelha, cujo efeito o mesmo da tecla Esc, alm de outro, contendo um sinal de visto na cor verde, cujo efeito similar ao da tecla Enter. Tais botes so exclusivos para uso do mouse na entrada de dados.

Para entrar com valores numricos, basta digitar um nmero. Caso queira entrar com um nmero negativo, digite, antes, o sinal de subtrao (-). Mas se voc precisa adicionar nmeros de matrculas, telefones, CEPs e outros que no so usados para clculo, lembre-se de digitar o prefixo apstrofo ().

Planilha Clientes 65

Segredos do Excel

Editar uma clula

Por meio da edio de uma clula, voc pode corrigir dados aps terem sido digitados, permitindo que voc faa alteraes parciais ou totais na informao da clula.

Uma vez que voc sabe como editar seus dados, no ter que digitar uma entrada inteira novamente. Voc pode fazer somente umas poucas alteraes rpidas para corrigir o contedo da clula. Se a nova entrada for totalmente diferente, sobrescreva-a.

Para editar uma clula, basta posicionar o indicador da clula ativa sobre aquela que voc deseja editar e pressionar a tecla F2. Ento, o Excel colocar o cursor dentro da barra de frmulas, permitindo que voc corrija os erros. Para fixar a edio da clula, basta pressionar a tecla Enter.

Sobrescrever uma clula

Sobrescrever uma clula significa substituir o seu contedo por um novo dado. Se o intervalo menor, em vez de sobrescrever, voc pode editar a clula.

Esse recurso tambm til quando voc quer corrigir erros de digitao ou quando uma clula contm um dado errado. Voc tambm pode sobrescrever uma clula para conferir os defeitos da construo de cenrios.

Tenha cuidado para no sobrescrever frmulas com rtulos ou valores, caso essa no seja sua inteno. Se voc sobrescrever uma frmula com um valor, o Excel no far mais sua atualizao.

Apagar uma clula

Voc pode apagar rapidamente o contedo de uma clula usando a tecla Delete. Esta ao pode ser til quando mudamos de idia a respeito do contedo de uma clula, mesmo aps pressionarmos Enter para aceitar o dado. H oca-sies em que voc encontra um trecho incorreto do dado digitado inicialmente em uma clula. Em vez de edit-la para remover a entrada, voc pode apagar a informao com a tecla Delete.

Planilha Clientes66

Selecionar clulas

Saber como selecionar uma clula essencial porque a maioria dos comandos e opes do Excel opera uma clula selecionada. Voc pode, tambm, selecionar um intervalo (grupo de clulas adjacentes) e, at mesmo, vrios intervalos de uma s vez, com a ajuda do mouse. Por exemplo, h momentos em que voc pode executar um comando em um grupo de clulas que no sejam adjacentes. Talvez, voc queira mudar o alinhamento do texto na linha superior da planilha e em uma coluna lateral. Para fazer as alteraes em ambos os intervalos, voc precisa selecionar os dois ao mesmo tempo. Para isso, basta pressionar a tecla Ctrl, enquanto usa o mouse para fazer a seleo.

Selecionar clulas com o tecladoUma das maneiras de agilizar o trabalho no Excel tirar proveito das teclas

de atalho, por isso, recomendamos sempre a sua utilizao durante o livro. A seguir, ilustramos alguns atalhos para seleo:

Shift + Barra de Espaos Seleciona linha inteira.

Ctrl + Barra de Espaos Seleciona coluna inteira.

Ctrl + Shift + Barra de Espaos Seleciona toda a planilha.

Shift + seta para a direita Seleciona uma clula para a direita.

Shift + seta para a esquerda Seleciona uma clula para a esquerda.

Shift + seta para cima Seleciona uma clula para cima.

Shift + seta para baixo Seleciona uma clula para baixo. Selecionar clulas com o mouseSelecionar uma linha inteira: clique em um dos indicadores de linha.

Selecionar uma coluna inteira: clique em um dos indicadores de coluna.

Selecionar um intervalo de clulas: clique com o ponteiro do mouse na clula do incio do intervalo e arraste-a at a clula do fim do intervalo.

Selecionar clulas no-adjacentes: selecione a primeira clula do intervalo. Mantenha a tecla Ctrl pressionada e selecione a prxima clula ou intervalo. Permanea pressionando Ctrl para continuar selecionando.


Segredos do Excel

Mover e copiar clulas

Copiar uma clula Para compensar o tempo que voc perde digitando novamente uma informa-

o na planilha, procure copiar clulas alternadamente, como no caso de copiar um rtulo de uma clula para outra. Com isso, voc no ter de digitar tudo novamente, o que economiza tempo e digitao.

No Excel, voc pode copiar clulas de duas maneiras: utilizando ou no a rea de transferncia do Windows.

Copiar clulas utilizando a rea de transferncia1. Selecione as clulas a serem copiadas. No menu Editar, acesse o comando

Copiar ou pressione Ctrl + C.

2. Selecione as reas em que deseja colocar a seleo copiada. No menu Editar, v at o comando Colar ou pressione Ctrl + V.

Copiar clulas sem utilizar a rea de transferncia possvel copiar clulas, intervalos, valores e todos os atributos para uma

nova posio, sem utilizar a rea de transferncia. Basta manter a tecla Ctrl pressionada, enquanto arrasta o mouse.

Quando uma clula movida dessa maneira, o Microsoft Excel ajusta todas as referncias s clulas deslocadas para refletir suas novas localizaes.

Mover clulasO comando Mover do Excel permite remover uma informao de uma clula

e coloc-la em outra. Voc no precisa ir para a nova clula, digitar a mesma informao, e, depois, apagar a informao da clula antiga. Por exemplo, voc pode mover um ttulo que est em uma clula errada, ou mesmo um dado em uma planilha, porque seu layout foi modificado.

No Excel, possvel mover clulas de duas maneiras: usando ou no a rea de transferncia do Windows.

Mover clulas usando a rea de transfernciaPara mover clulas ou um intervalo de clulas usando a rea de transfe-

rncia, basta:

Planilha Clientes68

1. Selecionar a clula ou intervalo de clulas que deseja mover: no menu Editar, acesse o comando Recortar ou pressione Ctrl + X.

2. Selecione o lugar para onde voc deseja mover a clula ou o intervalo de clulas: no menu Editar, v para o comando Colar ou pressione Ctrl + V.

Mover clulas sem utilizar a rea de transferncia Para mover clulas sem utilizar a rea de transferncia, basta selecionar a clula ou

intervalo de clulas que desejamos mover e clicar na moldura da seleo, arrastando-a para o local em que queremos posicionar a clula ou o intervalo de clulas.

Se qualquer grupo de clulas que no seja uma linha ou uma coluna inteira selecionado e arrastado, seu contedo movido para a nova posio e as clulas da posio anterior so excludas.

Ao manter pressionada a tecla Shift enquanto arrastamos a ala de preen-chimento para fora da seleo, o cursor muda de forma e o nmero de linhas ou colunas sobre o qual se arrasta inserido. As linhas e colunas ao redor da seleo deslocam-se quando o boto do mouse solto.

Quando uma linha ou coluna inteira selecionada e arrastada, seu contedo movido e ela excluda.

Preencher um intervalo possvel utilizar o comando Editar > Preencher para entrar com uma srie

de nmeros ou datas. Por exemplo, voc pode digitar o nmero 100 na primeira clula do intervalo e depois preencher o restante com os nmeros 101, 102, 103, 104 e assim por diante.

O comando Preencher especialmente til para a entrada de dados de faturas e ndices. Voc tambm pode utiliz-lo para preencher intervalos com o mesmo texto, nmeros ou frmulas.

Formatao de planilhasCom as ferramentas de formatao do Excel, voc pode mudar a aparncia de

seus dados, tornando-os mais legveis e atraentes. Neste tpico, voc aprender como centralizar ou alinhar os dados direita em uma clula, exibir os smbolos de moeda e percentual, e mudar os nmeros de casas decimais. Voc aprender, tambm, a copiar os formatos com a ferramenta Pincel do Excel, mudar a lar-gura das colunas, formatar palavras, sombrear clulas, acrescentar bordas e at desativar as linhas de grade.


Segredos do Excel

Formatar > ColunasO Excel permite mudar a largura de qualquer coluna e a altura de qualquer linha.

Voc pode usar o recurso AutoAjuste para mudar rapidamente a largura de qualquer coluna. Basta dar um clique duplo na linha prxima letra da coluna que voc quer ajustar. O Excel muda automaticamente a largura da coluna, com base na entrada mais extensa daquela coluna. Se voc deseja restaurar a largura da coluna sua definio ori-ginal, selecione o comando Formatar > Colunas e d um clique na caixa de verificao Largura padro, encontrada na caixa de dilogo Largura da coluna.

Formatar > Clulas > AlinhamentoVoc pode alinhar os dados de uma clula esquerda, ao centro ou direita.

O padro de alinhamento geral, o que significa que os nmeros sero alinhados direita e o texto, esquerda.

Formatar > Clulas > Nmero primeira vista, determinar o formato correto por meio dos smbolos na caixa

de dilogo Formatar clulas > Nmero pode parecer confuso. Voc pode reduzir a lista de formatos, selecionando, primeiramente, um item da lista Categoria. Por exemplo, se voc selecionar a categoria Moeda, ter algumas opes disponveis para a apresentao de seus dados, que podero ter de zero a 30 casas decimais; tambm ser possvel escolher a unidade monetria que se quer usar, seja Reais (R$) ou outra, alm de escolher a forma que se quer utilizar para tratar nmeros negativos, que podem estar entre parnteses, entre parnteses e em vermelho, com o sinal de negativo frente ou sem o sinal de negativo, mas com o texto em vermelho.

Formatar > Clulas > FonteA fonte um estilo de tipo e tamanho determinados. O Excel exibe vrios

tipos e tamanhos de fontes. Voc pode usar aquelas que so fornecidas pelo Ex-cel, assim como as fontes atribudas especialmente para sua impressora, pois o programa as substitui. Nesse caso, a cpia impressa ser diferente da imagem que voc vir na tela. Voc pode adotar fontes para uma nica clula ou um intervalo de clulas, bastando para isso selecionar o intervalo desejado.

Formatar > Clulas > Cor possvel, tambm, mudar o tamanho e a cor da fonte. A aba Cor, na barra

de ferramentas Formatao permite alterar cores rapidamente, ou manter o padro (preto), que apresentado como Automtico.

Planilha Clientes70

Formatar > Clulas > BordaUma das maneiras mais eficientes de melhorar a aparncia de uma planilha

acrescentar bordas a ela. Voc pode usar o boto Bordas na barra de ferramentas Formatao (ou utilizar o comando acima) para acrescentar molduras em volta das clulas e dos intervalos, e at realar alguma linha em um lugar especfico da planilha. Outra maneira de mudar toda a exibio da planilha remover as linhas de grade que separam as clulas da planilha ela parecer mais limpa quando voc desativa as linhas. Basta, para isso, selecionar todo o intervalo e escolher a opo Nenhuma.

Formatar > AutoFormataoNo Excel, voc pode aplicar formatos predefinidos para dados selecionados

em sua planilha com o comando AutoFormatao. Geralmente, voc usa um formato de cada vez para um intervalo selecionado. Mas, hoje, possvel aplicar uma coleo de formatos fornecidos pelo Excel, todos de uma s vez. Isso vai ajud-lo a criar relatrios financeiros, listagens e grandes tabelas com aparn-cia profissional.

Nota: H outras possibilidades de formatao no menu Formatar. Aqui, citamos apenas as principais, mas voc as ver em detalhes a seguir.

Alinhar dados

Como j dissemos, quando voc insere dados em uma clula, eles so ali-nhados automaticamente de acordo com o tipo. Dados do tipo caractere sero alinhados esquerda e dados do tipo numrico sero alinhados automaticamente direita da clula. Voc pode mudar o alinhamento da informao a qualquer hora, por exemplo, no caso de alterar a aparncia dos ttulos das colunas. pos-svel alinh-los direita, ao longo das colunas, para acompanhar o alinhamento dos nmeros, tambm direita.

Se voc cometeu um erro ao digitar uma entrada, use a tecla BackSpace para corrigi-lo antes de pressionar Enter, pois o Excel no coloca o dado na clula at que voc aperte aquela tecla ou uma seta do teclado.

Alterar o alinhamentoPara alterar o alinhamento dos dados nas clulas, voc pode utilizar as ferra-

mentas de alinhamento ou usar o menu Formatar > Clulas > Alinhamento.


Segredos do Excel

Certifique-se de que os nmeros no foram alinhados, caso queira us-los em uma frmula. Se voc alinhar os nmeros esquerda ou ao centro, o Excel no os reconhecer como valores, e sim como textos e textos no podem ser usados em frmulas.

Inserir e remover linhas ou colunas

Voc pode inserir linhas e colunas extras para

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